Sie sind Freelancer, Freiberufler oder Selbstständiger und müssen jährlich eine EÜR (Einnahmen-Überschuss-Rechnung) erstellen? Diese Anleitung zeigt Ihnen, wie Sie Ihre Kontoauszüge automatisch in CSV konvertieren und Ihre Buchhaltung in Minuten statt Stunden erledigen.
Das Freelancer-Dilemma
Sie sind Experte in Ihrem Fach – nicht in Buchhaltung. Trotzdem müssen Sie jedes Jahr:
- • Alle Einnahmen und Ausgaben erfassen
- • Betriebsausgaben kategorisieren
- • EÜR erstellen (bis 31. Mai)
- • Umsatzsteuer-Voranmeldung (monatlich/quartalsweise)
Ohne System: Stundenlanges Durchforsten von Kontoauszügen, manuelles Abtippen, Excel-Chaos.
Die Lösung: KontoCSV + automatisierte Buchhaltung
Kontoauszug PDF → CSV in 30 Sekunden → Direkt in ELSTER/WISO/Lexoffice/sevDesk
- Alle Einnahmen automatisch erfasst
- Betriebsausgaben einfach kategorisieren
- EÜR in Minuten statt Tagen
- GoBD-konform und prüfungssicher
Was ist eine EÜR (Einnahmen-Überschuss-Rechnung)?
Die Einnahmen-Überschuss-Rechnung (EÜR) ist die vereinfachte Form der Gewinnermittlung für Freiberufler und Kleinunternehmer.
✓ Wer muss EÜR machen?
- • Freiberufler (IT, Design, Beratung, etc.)
- • Kleingewerbetreibende (Umsatz < 600.000 €)
- • Gewinn < 60.000 € pro Jahr
- • Nicht bilanzierungspflichtig
✓ Wie funktioniert EÜR?
- • Einnahmen (Brutto-Umsatz)
- • minus Betriebsausgaben
- • = Gewinn
- • Auf Gewinn wird Einkommensteuer berechnet
💡 Beispiel-Rechnung:
Einnahmen (Rechnungen an Kunden): 80.000 €
Betriebsausgaben (Büro, Software, etc.): - 25.000 €
Gewinn (zu versteuern): 55.000 €
Je höher die Betriebsausgaben, desto niedriger die Steuerlast → Alle absetzbaren Ausgaben erfassen!
Wichtig: Zufluss-Abflussprinzip
Bei EÜR zählt nicht das Rechnungsdatum, sondern das Zahlungsdatum (wann Geld tatsächlich auf Konto eingegangen/abgegangen ist). Deshalb ist Ihr Kontoauszug die wichtigste Quelle für die EÜR!
Warum Kontoauszüge für die EÜR?
Offizieller Nachweis
Bei EÜR gilt das Zufluss-Abflussprinzip: Was zählt, ist wann Geld tatsächlich geflossen ist. Ihr Kontoauszug ist der offizielle Beleg dafür.
Finanzamt akzeptiert Kontoauszüge als Nachweis für Einnahmen und Ausgaben.
Vollständige Erfassung
Auf dem Kontoauszug steht jede geschäftliche Transaktion: Kundenüberweisungen, Lastschriften für Abos, Kartenzahlungen, etc.
Nichts wird vergessen – perfekt für lückenlose Buchhaltung!
Automatisierung möglich
Mit CSV-Dateien können Sie Einnahmen/Ausgaben automatisch kategorisieren, filtern und direkt in Steuersoftware importieren.
Keine manuelle Eingabe mehr – Zeitersparnis von 90%!
GoBD-konform
Digital archivierte Kontoauszüge (als CSV) erfüllen die GoBD-Anforderungen für elektronische Buchführung.
Revisionssicher und 10 Jahre aufbewahrungspflichtig!
Schritt-für-Schritt: Kontoauszug CSV für Freelancer EÜR
Geschäftskonto-Auszüge sammeln
Laden Sie alle Kontoauszüge Ihres Geschäftsjahres von Ihrer Bank herunter (PDF).
Wichtig:
- • Zeitraum: 01.01.2024 bis 31.12.2024 (für EÜR 2024)
- • Alle 12 Monate lückenlos (sonst Fragen vom Finanzamt)
- • Falls Sie kein separates Geschäftskonto haben: Privatkonto-Auszüge auch verwenden
⚠️ Tipp: Separates Geschäftskonto erleichtert Buchhaltung enorm!
PDF zu CSV konvertieren mit KontoCSV
Gehen Sie zu kontocsv.de und laden Sie alle PDFs hoch.
KontoCSV extrahiert automatisch:
- ✓ Datum jeder Transaktion (wichtig für Zufluss-Abflussprinzip)
- ✓ Betrag (Einnahme = positiv, Ausgabe = negativ)
- ✓ Verwendungszweck/Buchungstext
- ✓ Empfänger/Sender (Kunde oder Lieferant)
- ✓ Kontostand (zur Kontrolle)
⚡ Fertig in 30 Sekunden – auch bei 12 Monaten Kontoauszügen!
CSV in Excel öffnen und bereinigen
Öffnen Sie die CSV-Datei in Excel/Google Sheets/LibreOffice Calc.
Bereinigungsschritte:
- a)Private Buchungen löschen: Falls Privatkonto gemischt genutzt wird
- b)Umsatzsteuer separieren: Falls vorhanden, in eigene Spalte extrahieren
- c)Doppelte Buchungen prüfen: Manchmal bei Monatsübergang
Betriebsausgaben kategorisieren
Fügen Sie eine Spalte "Kategorie" hinzu und ordnen Sie jede Ausgabe einer EÜR-Kategorie zu:
| Verwendungszweck (Beispiel) | → EÜR-Kategorie |
|---|---|
| "Adobe Creative Cloud" | Software & Lizenzen |
| "Büromöbel IKEA" | Büroausstattung |
| "Bahnticket Hamburg" | Reisekosten |
| "Steuerberater Müller" | Beratungskosten |
| "Miete Büro" | Raumkosten |
Siehe weiter unten: Vollständige Liste aller EÜR-Kategorien
Summen berechnen
Berechnen Sie in Excel die Summen für EÜR:
=SUMME.WENN(C:C;">0";C:C)=SUMME.WENN(C:C;"<0";C:C)=Einnahmen+AusgabenPro Kategorie: Nutzen Sie Pivot-Tabellen oder SUMME.WENN für automatische Berechnung
In Steuersoftware importieren / EÜR ausfüllen
Nutzen Sie Ihre Steuersoftware für die finale EÜR:
ELSTER (kostenlos)
Mein ELSTER → Formulare → Einnahmenüberschussrechnung → Summen aus Excel manuell übertragen
WISO Steuer
Selbstständige Arbeit → EÜR → CSV-Import möglich (automatische Kategorisierung)
Lexoffice / sevDesk
Bankkonto → CSV-Import → Automatische EÜR-Erstellung (inkl. Umsatzsteuer-Voranmeldung)
Steuerberater
Kategorisierte CSV + Belege per E-Mail/Upload → Steuerberater erstellt EÜR
Betriebsausgaben: Was kann ich absetzen?
Betriebsausgaben sind alle Kosten, die Ihrem Geschäft dienen. Sie reduzieren Ihren zu versteuernden Gewinn → weniger Steuern zahlen!
Typische Betriebsausgaben für Freelancer:
💻Arbeitsmittel & Ausstattung
- • Laptop, Monitor, Tastatur, Maus
- • Schreibtisch, Bürostuhl
- • Drucker, Scanner
- • Smartphone (geschäftlich genutzt)
Achtung: Geringwertige Wirtschaftsgüter (GWG) bis 800 € sofort absetzbar, darüber Abschreibung über Nutzungsdauer
📱Software & Online-Dienste
- • Adobe Creative Cloud, Microsoft 365
- • Buchhaltungssoftware (Lexoffice, sevDesk)
- • Hosting, Domains
- • Cloud-Speicher (Dropbox, Google Drive)
- • Projektmanagement-Tools (Asana, Trello)
🏠Raumkosten
- • Büromiete (externes Büro)
- • Arbeitszimmer (anteilig, max. 1.250 €/Jahr)
- • Coworking-Space
- • Strom, Heizung (anteilig)
Arbeitszimmer: Nur absetzbar, wenn Mittelpunkt der Tätigkeit + kein anderer Arbeitsplatz vorhanden
🚗Fahrtkosten & Reisen
- • Geschäftliche Fahrten (0,30 €/km)
- • Bahntickets, Flüge
- • Hotel, Verpflegungsmehraufwand
- • Parkgebühren
Fahrtenbuch führen! Oder Pauschale (bei <50% geschäftlicher Nutzung)
📞Kommunikation
- • Internet & Telefon (anteilig oder voll)
- • Mobilfunkvertrag (geschäftlich)
- • Porto, Versand
- • Visitenkarten, Briefpapier
📚Fortbildung & Fachliteratur
- • Online-Kurse (Udemy, LinkedIn Learning)
- • Konferenzen, Workshops
- • Fachbücher, E-Books
- • Zeitschriften-Abos
💼Versicherungen & Beiträge
- • Berufshaftpflicht
- • Rechtsschutzversicherung (beruflich)
- • IHK/HWK-Beiträge
- • Berufsständische Versicherungen
🧾Verwaltung & Beratung
- • Steuerberater
- • Rechtsanwalt (geschäftlich)
- • Buchhaltungsservice
- • Kontoführungsgebühren (Geschäftskonto)
📢Marketing & Werbung
- • Google Ads, Facebook Ads
- • Website-Erstellung, SEO
- • Visitenkarten, Flyer
- • Werbegeschenke (bis 35 €/Person)
🍽️Bewirtung
- • Geschäftsessen (70% absetzbar)
- • Bewirtung eigener Mitarbeiter (100%)
Wichtig: Bewirtungsbeleg mit Namen der Teilnehmer + Anlass!
NICHT absetzbar (typische Fehler):
- • Private Ausgaben (auch nicht "anteilig raten")
- • Kleidung (außer Berufskleidung wie Arztkittel)
- • Friseur, Fitnessstudio
- • Private Versicherungen (Lebens-, Krankenversicherung → Sonderausgaben, nicht Betriebsausgaben)
- • Einkommensteuer-Vorauszahlungen
Software-Vergleich für Freelancer EÜR
| Software | Kosten | CSV-Import | Vorteile | Für wen? |
|---|---|---|---|---|
| ELSTER | Kostenlos | ❌ Nein (manuell) | • Offiziell vom Finanzamt • Direkte Übermittlung • Keine Zusatzkosten | Sparsame Freelancer, wenige Buchungen |
| WISO Steuer | ~40 €/Jahr | ✅ Ja | • Einfache Bedienung • Automatische Tipps • Auch für Privatsteuern | Freelancer + Angestellte, Einsteiger |
| Lexoffice | ~12 €/Monat | ✅ Ja | • Automatische Kategorisierung • Rechnungserstellung • Banking-Integration | Freelancer mit regelmäßigen Rechnungen |
| sevDesk | ~16 €/Monat | ✅ Ja | • Umfangreichste Features • Lager-Verwaltung • API-Schnittstellen | Power-User, wachsende Freelancer |
| Steuerberater | ~500-1.500 €/Jahr | ✅ Ja (DATEV) | • Professionelle Beratung • Haftung bei Fehlern • Zeitersparnis | Hohe Einkünfte, komplexe Fälle |
Empfehlung:
Einsteiger: WISO Steuer (einmalig 40 €, einfach zu bedienen)
Aktive Freelancer: Lexoffice oder sevDesk (monatlich, spart enorm Zeit)
Hohe Umsätze (>100k): Steuerberater + KontoCSV (professionell, rechtssicher)
Steuer-Tipps für Freelancer
Separates Geschäftskonto eröffnen
Warum: Klare Trennung von privat und geschäftlich. Buchhaltung wird 10x einfacher!
Kostenlose Geschäftskonten: N26 Business, Holvi (Starter), Kontist
Kleinunternehmerregelung prüfen
Wenn Umsatz < 22.000 € (im Vorjahr) bzw. < 50.000 € (aktuelles Jahr): Keine Umsatzsteuer auf Rechnungen → einfachere Buchhaltung
Aber: Vorsteuer nicht abziehbar (z.B. bei großen Anschaffungen nachteilig)
Belege digital archivieren
Alle Rechnungen, Quittungen, Kontoauszüge: 10 Jahre aufbewahren (GoBD)!
Empfehlung: Cloud-Ordner mit Struktur (z.B. "2024/Einnahmen", "2024/Ausgaben/Software")
Einkommensteuer-Vorauszahlungen einplanen
Finanzamt verlangt quartalsweise Vorauszahlungen (basierend auf Vorjahresgewinn). Geld dafür zurücklegen!
Faustregel: 30-40% des Gewinns für Steuern (Einkommensteuer + Gewerbesteuer bei Gewerbe)
Fristen einhalten!
EÜR-Abgabe: 31. Mai (Folgejahr) – mit Steuerberater: 31. Dezember
Umsatzsteuer-Voranmeldung: Monatlich/quartalsweise (10. des Folgemonats)
Verspätungszuschläge sind teuer! Frühzeitig kümmern.
Häufige Fragen zu Freelancer Buchhaltung & EÜR
Wie erstelle ich als Freelancer eine EÜR aus Kontoauszügen?
1. Kontoauszüge des Geschäftsjahres als PDF sammeln. 2. Mit KontoCSV zu CSV konvertieren. 3. In Excel geschäftliche Buchungen filtern und Betriebsausgaben kategorisieren. 4. Summen berechnen (Einnahmen - Ausgaben = Gewinn). 5. In ELSTER, WISO, Lexoffice oder bei Steuerberater einreichen.
Was kann ich als Freelancer von der Steuer absetzen?
Alle Betriebsausgaben, die dem Geschäft dienen:
- • Arbeitsmittel (Laptop, Software, Büromöbel)
- • Raumkosten (Büro, Arbeitszimmer anteilig)
- • Fahrtkosten, Reisen
- • Telefon, Internet
- • Fortbildung, Fachliteratur
- • Versicherungen (Berufshaftpflicht)
- • Steuerberater, Rechtsanwalt
Wichtig: Belege aufbewahren! Kontoauszug allein reicht bei Prüfung nicht immer.
Brauche ich als Freelancer eine spezielle Buchhaltungssoftware?
Nicht zwingend, aber sehr empfehlenswert ab einem gewissen Umsatz.
Minimalvariante (kostenlos): ELSTER + Excel (mit KontoCSV-generierten CSVs) – für Einsteiger ausreichend.
Komfort-Variante (empfohlen): Lexoffice oder sevDesk (~12-16 €/Monat) – spart enorm Zeit durch Automatisierung.
Profi-Variante: Steuerberater (~500-1.500 €/Jahr) – für hohe Umsätze oder komplexe Fälle.
Muss ich als Freelancer ein Geschäftskonto haben?
Nein, rechtlich nicht verpflichtet (außer bei GmbH/UG).
Aber dringend empfohlen! Ein separates Geschäftskonto:
- • Macht Buchhaltung 10x einfacher (klare Trennung privat/geschäftlich)
- • Ist bei Steuerprüfung professioneller
- • Ermöglicht saubere CSV-Exporte ohne private Buchungen
Es gibt kostenlose Geschäftskonten: N26 Business, Kontist, Holvi Starter.
Bis wann muss ich die EÜR abgeben?
Ohne Steuerberater: 31. Mai des Folgejahres (für EÜR 2024 → 31. Mai 2025)
Mit Steuerberater: 31. Dezember des Folgejahres (Fristverlängerung)
Bei Verspätung: Verspätungszuschlag (mindestens 25 € pro Monat).
Was ist der Unterschied zwischen EÜR und Bilanz?
EÜR (Einnahmen-Überschuss-Rechnung):
- • Vereinfachte Gewinnermittlung
- • Nur Einnahmen und Ausgaben erfassen (Zufluss-Abfluss-Prinzip)
- • Für Freiberufler und Kleingewerbetreibende (Umsatz < 600k, Gewinn < 60k)
Bilanz:
- • Aufwändige Gewinnermittlung (doppelte Buchführung)
- • Vermögen und Schulden erfassen (Bilanz + GuV)
- • Pflicht für größere Unternehmen, GmbHs, AGs
Als Freelancer: Fast immer EÜR (viel einfacher)!
Kann ich auch private Ausgaben absetzen?
Nein, private Ausgaben sind KEINE Betriebsausgaben!
Nur Ausgaben, die ausschließlich oder überwiegend geschäftlich sind, dürfen in die EÜR.
Gemischt genutzte Dinge (z.B. Smartphone, Internet):
- • Wenn >90% geschäftlich: 100% absetzbar
- • Wenn 50-90% geschäftlich: Anteilig absetzbar (Schätzung oder Nachweis)
- • Wenn <50% geschäftlich: Nicht absetzbar
⚠️ Private Lebenshaltungskosten (Essen, Kleidung, Wohnung privat) sind NIE absetzbar!
Wie lange muss ich Kontoauszüge aufbewahren?
10 Jahre (GoBD-Pflicht für steuerrelevante Unterlagen).
Digitale Archivierung ist erlaubt und sogar empfohlen:
- • CSV-Dateien (von KontoCSV) speichern
- • PDF-Kontoauszüge archivieren
- • Auf sicherem Medium (externe Festplatte + Cloud-Backup)
Bei Steuerprüfung: Alle Unterlagen müssen jederzeit vorlegbar sein!
Funktioniert KontoCSV mit allen Banken?
Ja! KontoCSV verarbeitet Kontoauszüge von allen deutschen Banken und Geschäftskonten:
Sparkasse, Volksbank, Deutsche Bank, Commerzbank, Postbank, ING, DKB, N26, Holvi, Kontist, FYRST, Penta, und viele mehr.
Freelancer-Buchhaltung automatisieren – EÜR in Minuten!
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✓ 30 Sekunden ✓ Alle Banken ✓ ELSTER/WISO/Lexoffice/sevDesk-kompatibel ✓ DSGVO-konform