Für deutsche Unternehmen ist die GoBD-Konformität keine Kür, sondern Pflicht. Besonders bei Kontoauszügen – dem Herzstück der Finanzbuchhaltung – schauen Betriebsprüfer genau hin. Fehler bei der Archivierung oder Digitalisierung können zu empfindlichen Strafen bis hin zur Verwerfung der Buchführung führen (Schätzung!).
Dieser Guide erklärt verständlich, was Sie 2025 beachten müssen, wie sich die neue 8-Jahres-Frist auswirkt und wie Sie Kontoauszüge rechtssicher digitalisieren.
Update 2025: Neue Aufbewahrungsfrist
Durch das Vierte Bürokratieentlastungsgesetz wurde die Aufbewahrungsfrist für Buchungsbelege (dazu zählen Kontoauszüge) von 10 auf 8 Jahre verkürzt. Dies gilt rückwirkend für alle Unterlagen, deren Frist noch nicht abgelaufen ist.
Was sind die GoBD?
Die Abkürzung steht für "Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff". Sie regeln seit 2015 verbindlich, wie digitale Buchhaltung in Deutschland auszusehen hat.
Für jeden Unternehmer, der steuerlich relevante Daten digital verarbeitet. Egal ob Freelancer, Kleinunternehmer oder GmbH. Sobald Sie eine E-Mail-Rechnung empfangen oder Online-Banking nutzen, sind Sie betroffen.
Bei schweren Mängeln kann das Finanzamt die Buchführung verwerfen und die Besteuerungsgrundlagen schätzen. Das fällt fast immer zu Ungunsten des Steuerpflichtigen aus. Zudem drohen Bußgelder.
Die 4 Säulen der GoBD für Kontoauszüge
Wenn Sie Kontoauszüge digital verarbeiten (z.B. PDF zu CSV konvertieren), müssen Sie diese vier Prinzipien zwingend einhalten:
1. Unveränderbarkeit
Das wichtigste Prinzip: Einmal erfasste Buchungen und Belege dürfen nicht mehr unerkannt verändert oder gelöscht werden.
- PDF-Kontoauszug darf nicht überschrieben werden
- CSV-Export muss Versionierung haben
- Speicherung nur im Windows-Explorer reicht nicht
2. Nachvollziehbarkeit & Prüfbarkeit
Ein sachverständiger Dritter (der Betriebsprüfer) muss sich in angemessener Zeit einen Überblick verschaffen können.
- Jede Buchung braucht einen Beleg (Keine Buchung ohne Beleg!)
- Verknüpfung zwischen Buchungssatz und Kontoauszug
- Verfahrensdokumentation muss vorliegen
3. Vollständigkeit & Richtigkeit
Es dürfen keine Geschäftsvorfälle unter den Tisch fallen.
- Lückenlose Kontoauszüge (Nummerierung prüfen)
- Keine Filterung beim CSV-Export (alle Zeilen exportieren)
- Korrekte Werteübernahme (OCR-Fehler vermeiden)
4. Zeitgerechte Erfassung
Buchungen müssen zeitnah erfolgen.
- Bargeschäfte: Täglich
- Unbare Geschäfte (Bank): Innerhalb von 10 Tagen
- Regelmäßiger Download und Verbuchung der Auszüge
Kontoauszüge GoBD-konform digitalisieren
Viele Unternehmen erhalten Kontoauszüge noch auf Papier oder als PDF und müssen diese für die Buchhaltung weiterverarbeiten. Hier lauern Fallstricke.
Das "ersetzende Scannen"
Sie dürfen Papier-Kontoauszüge scannen und das Original vernichten, WENN:
- Der Scanvorgang in einer Verfahrensdokumentation beschrieben ist.
- Die bildliche Übereinstimmung mit dem Original gewährleistet ist.
- Das digitale Dokument unveränderbar archiviert wird.
- Keine gesetzlichen Vorschriften das Original verlangen (selten bei Kontoauszügen).
Medienbruch: PDF zu CSV
Wenn Sie PDF-Kontoauszüge mit Tools wie KontoCSV in CSV umwandeln, um sie in DATEV oder Lexware zu importieren, gilt:
Die erzeugte CSV-Datei ist nur ein "Derivat" (Abbild) zur Verarbeitung. Sie müssen zwingend das ursprüngliche PDF archivieren.
Stellen Sie sicher, dass bei der Konvertierung keine Daten verändert werden. KontoCSV nutzt KI, um Daten 1:1 zu extrahieren, ohne inhaltliche Veränderungen.
Revisionssichere Archivierung
"Ich speichere das auf meinem Google Drive" – ist das GoBD-konform? Nein.Herkömmliche Cloud-Speicher oder Festplatten erfüllen nicht die Anforderung der Unveränderbarkeit.
Unveränderbarkeit
Dokumente dürfen nicht gelöscht oder überschrieben werden können (WORM-Technologie oder Datenbank-Logs).
Versionierung
Jede Änderung (z.B. Hinzufügen einer Notiz) muss als neue Version gespeichert werden. Das Original muss erhalten bleiben.
Protokollierung
Wer hat wann auf welches Dokument zugegriffen oder es bearbeitet? Das System muss dies mitloggen.
Empfohlene Lösungen:
- DATEV Unternehmen Online: Der Standard für die Zusammenarbeit mit Steuerberatern. Belege hochladen und revisionssicher speichern.
- Lexware Office / sevDesk: Integrierte Archivierung, wenn Belege dort hochgeladen und verknüpft werden.
- DMS (Dokumentenmanagementsysteme): EcoDMS, DocuWare, ELO – für größere Volumina.
Die Verfahrensdokumentation
Das oft vergessene Dokument
Die GoBD fordern eine Verfahrensdokumentation. Darin beschreiben Sie, wie Belege in Ihrem Unternehmen empfangen, verarbeitet, archiviert und gesichert werden. Fehlt sie, ist das ein formeller Mangel, der bei Prüfungen zu Problemen führen kann.
Inhalt für Kontoauszüge:
1. Wie kommen die Auszüge ins Haus? (Post/Download)
2. Wer prüft sie?
3. Wie werden sie konvertiert? (z.B. "Einsatz von KontoCSV zur Erstellung von Importdaten")
4. Wo werden sie archiviert?
GoBD-Checkliste für Ihre Kontoauszüge
Häufige Fragen (FAQ)
Muss ich Papier-Kontoauszüge aufbewahren?▼
Nein, wenn Sie die Papier-Auszüge nach GoBD-Richtlinien digitalisieren (ersetzendes Scannen) und revisionssicher archivieren, können Sie das Papier vernichten. Ausnahme: Dokumente mit Urkundencharakter oder wenn im Ausland Steuerpflicht besteht.
Reicht es, PDF-Kontoauszüge auf der Festplatte zu speichern?▼
Nein, eine einfache Speicherung im Dateisystem (z.B. Windows Explorer) reicht nicht aus, da Dateien dort verändert oder gelöscht werden können. Sie benötigen ein Archivsystem oder DMS, das Unveränderbarkeit, Versionierung und Zugriffsprotokollierung sicherstellt.
Wie lange ist die Aufbewahrungsfrist für Kontoauszüge?▼
Seit dem 1. Januar 2025 beträgt die Aufbewahrungsfrist für Buchungsbelege wie Kontoauszüge 8 Jahre (vorher 10 Jahre). Die Frist beginnt mit dem Ende des Kalenderjahres, in dem der Beleg entstanden ist.
Ist eine Excel-Datei GoBD-konform?▼
Eine Excel-Datei allein ist nicht GoBD-konform, da Zelleninhalte spurlos geändert werden können. Sie darf als Arbeitsmittel dienen (z.B. für Importe), aber das unveränderbare Original (PDF oder Papier) muss zwingend archiviert werden. Sobald die Daten in der Buchhaltungssoftware sind, müssen sie dort festgeschrieben werden.