Die Digitalisierung von Kontoauszügen ist für Unternehmen nicht nur eine Frage der Effizienz, sondern auch eine rechtliche Pflicht. Seit der Einführung der GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form) müssen Unternehmen ihre Buchführung revisionssicher digitalisieren.
In diesem Ratgeber vergleichen wir alle Methoden zur Digitalisierung von Kontoauszügen, erklären die rechtlichen Anforderungen und zeigen Ihnen, wie Sie Ihre Kontoauszüge GoBD-konform archivieren.
Wichtige Änderung 2025
Seit dem 1. Januar 2025 wurde die Aufbewahrungsfrist für Buchungsbelege (inkl. Kontoauszüge) von 10 auf 8 Jahre verkürzt (Viertes Bürokratieentlastungsgesetz). Dies gilt sowohl für Papier als auch für digitale Kontoauszüge.
Methoden im Vergleich
Es gibt drei Hauptmethoden zur Verwaltung von Kontoauszügen: Papier, PDF und CSV. Jede Methode hat ihre Vor- und Nachteile.
| Kriterium | Papier | PDF | CSV Empfohlen |
|---|---|---|---|
GoBD-konform Erfüllt rechtliche Anforderungen | ✓ (mit Aufwand) | ✓ | ✓ |
Maschinell auswertbar Automatische Verarbeitung möglich | ✗ | ✗ | ✓ |
Platzbedarf Physischer/digitaler Speicherplatz | Hoch | Mittel | Gering |
Suchbarkeit Schnelles Finden von Transaktionen | Sehr schlecht | Mittel | Sehr gut |
DATEV-Import Direkter Import in Buchhaltung | ✗ | ✗ | ✓ |
Zeitaufwand Manuelle Arbeit pro Kontoauszug | Sehr hoch | Hoch | Gering |
Kosten Laufende Kosten | Archivraum | Speicher | Minimal |
Papier
CSV
Hinweis: Alle Angaben basieren auf durchschnittlichen Werten. Die tatsächliche Zeitersparnis kann je nach Komplexität der Kontoauszüge variieren.
Methode 1: Papier-Kontoauszüge
Die klassische Methode: Kontoauszüge werden in Papierform von der Bank bezogen und in Ordnern archiviert.
- ✓ Keine technische Infrastruktur nötig
- ✓ Physisch greifbar und vertraut
- ✓ Keine Abhängigkeit von Software
- ✓ Original-Dokument vorhanden
- ✗ Hoher Platzbedarf (Archivraum)
- ✗ Zeitaufwändige Suche
- ✗ Keine maschinelle Auswertung
- ✗ Gefahr durch Feuer, Wasser, Verlust
- ✗ Manuelle Buchung erforderlich
- ✗ Hohe Personalkosten
Wichtig für Papier-Archivierung
Auch bei Papier-Archivierung müssen Sie die GoBD-Anforderungen erfüllen:
- • Geordnete Ablage: Chronologisch und nachvollziehbar
- • Schutz vor Verlust: Feuerfeste Schränke, Versicherung
- • Zugriffskontrolle: Nur berechtigte Personen
- • Aufbewahrungsfrist: 8 Jahre (seit 2025)
Methode 2: PDF-Kontoauszüge
Kontoauszüge werden als PDF-Dateien von der Bank heruntergeladen oder eingescannte Papier-Kontoauszüge als PDF gespeichert.
- ✓ Kein physischer Platzbedarf
- ✓ Einfache Speicherung und Backup
- ✓ Schnellere Suche als Papier
- ✓ GoBD-konform (mit richtiger Archivierung)
- ✓ Schutz vor physischen Schäden
- ✓ Von den meisten Banken angeboten
- ✗ Keine maschinelle Auswertung
- ✗ Manuelle Buchung erforderlich
- ✗ Kein direkter DATEV-Import
- ✗ Zeitaufwändige Datenextraktion
- ✗ Fehleranfällig bei manueller Übertragung
Methode 3: CSV-Kontoauszüge (Empfohlen)
Kontoauszüge werden in strukturierte CSV-Dateien konvertiert, die direkt in Buchhaltungssoftware importiert werden können.
- ✓ Maschinell auswertbar
- ✓ Direkter DATEV/Lexware-Import
- ✓ Minimaler Zeitaufwand
- ✓ Keine manuelle Buchung
- ✓ Geringster Speicherbedarf
- ✓ Perfekt durchsuchbar
- ✓ GoBD-konform
- ✓ Fehlerminimierung
- ✗ Konvertierung erforderlich (einmalig)
- ✗ Nicht alle Banken bieten CSV an
- ✗ Technisches Verständnis hilfreich
Warum CSV die beste Wahl ist
CSV-Dateien bieten die perfekte Balance zwischen Rechtssicherheit und Effizienz:
Statt 5 Min/Seite nur noch 6 Sekunden
4,99€ für 50 Credits (einmalig)
Rechtliche Anforderungen (GoBD)
Die GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form) regeln, wie Unternehmen ihre Buchführung digital führen müssen.
- Nachvollziehbarkeit: Alle Buchungen müssen nachvollziehbar sein
- Unveränderbarkeit: Keine nachträglichen Änderungen ohne Protokoll
- Vollständigkeit: Alle Geschäftsvorfälle müssen erfasst werden
- Zeitgerechtheit: Zeitnahe Erfassung (max. 10 Tage)
- Ordnung: Systematische Ablage und Archivierung
- Verfügbarkeit: Jederzeit lesbar und auswertbar
- ✓ Kontoauszüge müssen zeitnah (innerhalb von 10 Tagen) erfasst werden
- ✓ Digitale Speicherung muss unveränderbar sein (z.B. WORM-Speicher)
- ✓ Alle Kontoauszüge müssen vollständig archiviert werden
- ✓ Zugriff nur für berechtigte Personen
- ✓ Verfahrensdokumentation muss vorhanden sein
- ✓ Bei Betriebsprüfung muss alles sofort verfügbar sein
Aufbewahrungspflicht
Neue Aufbewahrungsfrist seit 2025
Seit dem 1. Januar 2025 gilt eine verkürzte Aufbewahrungsfrist:
Wann beginnt die Aufbewahrungsfrist?
Die Aufbewahrungsfrist beginnt nicht am Tag der Erstellung, sondern erst mit dem Ende des Kalenderjahres.
Beispiel:
📅 Kontoauszug erstellt: 15. März 2024
🗓️ Frist beginnt: 1. Januar 2025
⏰ Frist endet: 31. Dezember 2032 (8 Jahre)
Sie müssen den Kontoauszug also bis Ende 2032 aufbewahren!
Revisionssichere Archivierung
Eine revisionssichere Archivierung bedeutet, dass Ihre Kontoauszüge so gespeichert werden, dass sie den Anforderungen einer Betriebsprüfung standhalten.
Einmal gespeicherte Kontoauszüge dürfen nicht mehr geändert werden. Nutzen Sie WORM-Speicher (Write Once, Read Many) oder spezielle Archivsysteme.
Nur berechtigte Personen dürfen Zugriff auf die archivierten Kontoauszüge haben. Protokollieren Sie alle Zugriffe.
Kontoauszüge müssen jederzeit lesbar und auswertbar sein. Regelmäßige Backups sind Pflicht.
Empfohlene Archivsysteme
- ✓ Cloud-Archivierung: Lexware Archivierung, DATEV DMS
- ✓ Lokale Systeme: DocuWare, ELO Digital Office
- ✓ Hybrid-Lösungen: Kombination aus Cloud und lokal
Best Practices
- 1. Kontoauszüge monatlich herunterladen
- 2. In CSV konvertieren (mit KontoCSV)
- 3. In Buchhaltungssoftware importieren
- 4. Revisionssicher archivieren
- 5. Originale (PDF/Papier) vernichten
- ✓ Automatischer Bank-Download (FinAPI, EBICS)
- ✓ Automatische CSV-Konvertierung
- ✓ Automatischer DATEV-Import
- ✓ Automatische Archivierung
- ✓ 3-2-1-Regel: 3 Kopien, 2 Medien, 1 extern
- ✓ Tägliche Backups
- ✓ Regelmäßige Wiederherstellungstests
- ✓ Verschlüsselte Speicherung
- ✓ Verfahrensdokumentation erstellen
- ✓ Zuständigkeiten festlegen
- ✓ Prozesse dokumentieren
- ✓ Regelmäßig aktualisieren
Häufig gestellte Fragen
Nein, seit 2025 ist die digitale Aufbewahrung vollständig GoBD-konform. Sie müssen Papier-Kontoauszüge nicht mehr aufbewahren, wenn Sie diese revisionssicher digitalisiert haben.
PDF ist ein Bildformat für Menschen, CSV ist ein strukturiertes Datenformat für Maschinen. CSV kann direkt in Buchhaltungssoftware importiert werden, PDF nicht.
8 Jahre (seit 1.1.2025, vorher 10 Jahre). Die Frist beginnt mit dem Ende des Kalenderjahres, in dem der Kontoauszug erstellt wurde.
Ja, Sie können alte Papier-Kontoauszüge scannen und als PDF oder CSV speichern. Wichtig ist die revisionssichere Archivierung.
Verstöße können zu Bußgeldern, Steuernachzahlungen und im schlimmsten Fall zur Verwerfung der gesamten Buchführung führen.
Mit KontoCSV dauert die Konvertierung ca. 6 Sekunden pro Seite. Ein 10-seitiger Kontoauszug ist in 1 Minute fertig.
Fazit & Empfehlung
- ✓ Papier: Veraltet, hoher Aufwand, nicht empfohlen
- ✓ PDF: Besser als Papier, aber keine maschinelle Auswertung
- ✓ CSV: Optimal für moderne Buchhaltung, GoBD-konform, effizient
- ✓ Aufbewahrungsfrist: 8 Jahre (seit 2025)
- ✓ GoBD-Anforderungen: Unveränderbarkeit, Vollständigkeit, Verfügbarkeit
- ✓ Best Practice: Automatisierter Workflow mit CSV-Konvertierung