Viele Selbstständige und E-Commerce-Shops nutzen PayPal wie ein zweites Bankkonto – aber spätestens für Steuererklärung oder Jahresabschluss kommt die Frage: Wie bekomme ich meine PayPal Transaktionen sauber in CSV und in DATEV, Lexware oder sevDesk?
In diesem Guide erfahren Sie, welche Datenquellen PayPal anbietet (CSV, PDF, API, SFTP-Reports), welche Methode zu Ihrem Use-Case passt und wie SieDATEV-kompatible CSV-Dateien ohne manuelles Fummeln bekommen.
Wichtig für PayPal-Nutzer (2025):
PayPal bietet im Konto einen CSV-Export über den Activity Download Report. Pro Bericht sind bis zu 12 Monate möglich, die Historie reicht bis zu 7 Jahre zurück. Technisch super – aber für die Buchhaltung ist das CSV ein Rohformat.
Das eigentliche Problem: Für Steuer, DATEV und Steuerberater-Workflows reicht „irgendein CSV“ nicht.
- PayPal-CSV: 30+ Spalten, kein DATEV-Layout, Gebühren als eigene Zeilen
- Praxis: Spalten-Mapping, Dezimal-/Datumsformate anpassen, Gebühren zuordnen
- KontoCSV: PayPal-PDFs → fertige DATEV-/Excel-CSV (Gebühren, Währungen, Salden korrekt gemappt)
PayPal-Besonderheiten verstehen
PayPal ist kein klassisches Bankkonto, sondern ein Zahlungsdienst mit eigener Logik. Diese Punkte sind für Export und Buchhaltung entscheidend:
- →Keine Bank: PayPal ist ein Zahlungsdienstleister – Kontoauszüge heißen„Aktivitäten“
- →Aktivitäten ≠ Kontoauszug: CSV- und PDF-Berichte basieren auf den Aktivitätsdaten
- →Multi-Währungswallet: Ein PayPal-Konto kann mehrere Währungen gleichzeitig führen
- →Gebühren-Logik: Einnahmen kommen brutto, Gebühren stehen oft als eigene Zeilen im Export – wichtig für korrekte Buchung
- →Activity Download Report: CSV/PDF/TAB/QuickBooks,bis 12 Monate je Export, Daten bis 7 Jahre rückwirkend, 50.000-Zeilen-Limit pro CSV
- →Monats- & Custom-Statements: PDF-Kontoauszüge für Abstimmung/Buchhaltung (typisch 7 Jahreverfügbar)
- →Transaction Search API: Programmatischer Zugriff auf Transaktionshistorie
- →Transaction Detail Report (SFTP): Tägliche Detailberichte, ca. 45 Tage im SFTP verfügbar
Aufbewahrungspflichten 2025
PayPal-Auszüge gelten als Buchungsbelege und müssen 8 Jahre aufbewahrt werden (seit 2025). Bücher/Jahresabschlüsse bleiben 10 Jahre, viele Geschäftsbriefe 6 Jahre. Laden Sie PDF-Statements herunter, archivieren Sie sie GoBD-konform und konvertieren Sie sie für die Buchhaltung.
Quelle: IHK Aufbewahrungsfristen ab 2025
Wann der PayPal-CSV-Export reicht
- • Wenige Buchungen pro Monat
- • Nur Excel-/Sheets-Auswertungen, kein DATEV-Import
- • Manuelle Nacharbeit (Spalten löschen, Gebühren zusammenführen) ist okay
3 Methoden zum PayPal CSV-Export (und warum wir KontoCSV empfehlen)
PayPal kann CSV liefern – aber nur KontoCSV liefert Buchhaltungsdaten. So ordnen wir die drei Wege ein:
1. PayPal Activity Download
CSV/PDF/TAB direkt im Konto unter „Aktivitäten“
2. KontoCSV (PDF → CSV/DATEV)
PayPal PDF-Kontoauszüge in strukturierte CSV/DATEV konvertieren
3. PayPal API / SFTP
Programmatischer Zugriff auf Transaktionsdaten
Methode 1: PayPal CSV-Export (nur für sehr einfache Fälle)
Über den Activity Download Report können Sie Berichte für bis zu 12 Monate als CSV/PDF/TAB herunterladen (Historie bis 7 Jahre). Gut für einen schnellen Blick in Excel – aber als Rohformat nicht für Buchhaltung/DATEV gedacht.
So exportieren Sie CSV aus PayPal (Stand 2025):
- 1Bei PayPal anmelden (www.paypal.com)
- 2Auf „Aktivitäten“ klicken (oben in der Navigation)
- 3Rechts oben auf das Download-Symbol →„Benutzerdefiniert“ bzw. „Bericht herunterladen“ klicken
- 4Zeitraum festlegen: bis zu 12 Monate je Bericht (Kalender oder Schnellfilter)
- 5Berichtstyp wählen (z. B. Aktivitätsbericht) und gewünschte Spalten aktivieren
- 6Format „CSV“ auswählen (alternativ PDF/TAB/QuickBooks)
- 7Bericht erstellen, kurz warten, dann CSV herunterladen
Offizielle Doku: PayPal Activity Download Report
- ✓ Komplett kostenlos und sofort verfügbar
- ✓ Bis zu 12 Monate pro Export (Daten bis 7 Jahre)
- ✓ CSV/PDF/TAB/QuickBooks wählbar
- ✓ Spalten konfigurierbar
- ✓ Gut für schnelle Excel/Sheets-Auswertungen
- ✗ Rohformat: 30+ Spalten, kein fertiges DATEV-Layout
- ✗ Gebühren als eigene Transaktionen → Zuordnung nötig
- ✗ Sprachabhängige Spaltennamen erschweren Standard-Importe
- ✗ 50.000-Zeilen-Limit → Aufteilung in mehrere CSVs/ZIPs
- ✗ Zeit kostet: manuelles Spalten-Mapping & Prüfen
Warum wir den PayPal-CSV nur eingeschränkt empfehlen
Pro Bericht liefert PayPal bis zu 12 Monate(Historie bis 7 Jahre). Bei großen Konten greift das 50.000-Zeilen-Limit und es entstehen mehrere CSVs/ZIPs. Das Format bleibt roh: Spalten-Mapping, Dezimal-/Datumsformate und Gebührenzuordnung müssen Sie selbst erledigen.
Praktisch nutzen: Für wenige Buchungen oder reine Excel-Analysen okay. Sobald Buchhaltung, Steuerberater oder viele Buchungen im Spiel sind, ist es wirtschaftlicher, die PayPal-PDFs mit KontoCSV zu konvertieren und direkt DATEV-fertige CSV zu erhalten.
Methode 2: KontoCSV für PayPal PDF-Berichte ⭐
Die beste Lösung für professionelle Buchhaltung: PayPal stellt monatliche Kontoauszüge als PDFs bereit (typisch 7 Jahrerückwirkend). KontoCSV liest diese offiziellen PDFs aus und erzeugt daraus strukturierte, DATEV-kompatible CSV-Dateien – Gebühren, Währungen und Salden inklusive.
Ergebnis: Sie bekommen buchungsfertige Dateien statt Rohdaten und können komplette Geschäftsjahre oder mehrere Konten ohne Spalten-Mapping verarbeiten.
- Beliebig viele Monate/Jahre: Solange die PDF-Statements vorliegen (PayPal hält sie bis zu 7 Jahre)
- DATEV-kompatibel: CSV direkt in DATEV, Lexware, sevDesk importierbar
- Strukturiertes Format: Übersichtlich und sauber formatiert
- 30 Sekunden: Blitzschnelle Konvertierung
- Gebühren korrekt: Gebühren werden korrekt zugeordnet
- 3 Seiten gratis: Kostenlos testen
- Kostenpflichtig: Ab 4. Seite (Staffelpreise: 0,12€ - 0,06€/Seite)
- PDF erforderlich: Sie müssen zuerst PayPal PDF-Berichte herunterladen
Wann ist KontoCSV die beste Wahl für PayPal?
- ✓ Sie wollen komplette Jahre ohne Spalten-Mapping exportieren
- ✓ Sie nutzen DATEV, Lexware oder sevDesk
- ✓ Sie möchten PayPal-Daten für Steuererklärung aufbereiten
- ✓ Sie sind E-Commerce-Händler mit vielen PayPal-Transaktionen
- ✓ Sie benötigen ein übersichtliches, strukturiertes Format
- ✓ Sie möchten Gebühren automatisch zugeordnet bekommen
Methode 3: PayPal API & SFTP (Für Entwickler)
Für große Händler oder individuelle Integrationen bietet PayPal direkte Schnittstellen. Sie liefern Rohdaten, die trotzdem auf ein Buchhaltungsformat gemappt werden müssen.
- • Programmatischer Zugriff auf Transaktionshistorie
- • Filterbar nach Datum, Status, Transaktionstyp
- • Nahe Echtzeit – ideal für ERP/BI-Feeds
- • Erfordert OAuth, Fehlerhandling, Cronjobs
- • Tägliche CSV/TAB-Dateien mit Detailinfos
- • Im SFTP-Verzeichnis ca. 45 Tage verfügbar
- • Gute Gebühren-/Refund-Details
- • SFTP-Client + Automatisierung nötig
Gut für Automatisierung, aber nicht DATEV-fertig
API/SFTP liefern Rohdaten, die Sie selbst in ein Buchhaltungsformat (DATEV, Lexware etc.) mappen müssen. Für die meisten KMU ist der Weg über PDF-Statements + KontoCSV schneller und günstiger.
Detaillierter Vergleich der Methoden
| Kriterium | PayPal CSV Offizieller Export Kostenlos | KontoCSV PDF Konvertierung Empfohlen | PayPal API Für Entwickler Komplex |
|---|---|---|---|
Zeitraum Maximaler exportierbarer Zeitraum | Bis 12 Monate je Export (Daten bis 7 Jahre) | Beliebig viele Monate/Jahre (mit PDFs, typ. 7 Jahre) | API: unbegrenzt, SFTP: ca. 45 Tage |
DATEV-kompatibel Direkt in DATEV importierbar | |||
Format Übersichtlichkeit und Struktur | Roh-CSV (30+ Spalten) | DATEV/CSV strukturiert | JSON/CSV |
Gebühren Korrekte Gebühren-Zuordnung | Separate Zeilen | Korrekt zugeordnet | Detailreich, muss gemappt werden |
Zeitaufwand Zeit bis zur fertigen CSV | ~10-20 Min. inkl. Mapping | ~30 Sek. | ~1-2 Stunden Setup |
Technisches Wissen Erforderliche Kenntnisse | Keine | Keine | Programmierung |
Kosten Preismodell | Kostenlos | Staffelpreise ab 0,06€/Seite | Entwicklung |
Automatisierung Automatisch wiederholbar | Manuell | Batch-Upload möglich | Automatisierbar |
PayPal CSV
Offizieller Export
KontoCSV
PDF Konvertierung
PayPal API
Für Entwickler
Hinweis: Alle Angaben basieren auf durchschnittlichen Werten. Die tatsächliche Zeitersparnis kann je nach Komplexität der Kontoauszüge variieren.
Schritt-für-Schritt: PayPal PDF mit KontoCSV konvertieren
Teil 1: PayPal PDF-Bericht herunterladen
Bei PayPal anmelden
Melden Sie sich bei PayPal an und gehen Sie zu „Aktivitäten“
Kontoauszüge öffnen
Klicken Sie rechts oben auf „Berichte“ → „Kontoauszüge“ oder direkt auf paypal.com/reports/accountStatements
Monat auswählen
Wählen Sie Monat oder Zeitraum (z. B. 01/2024, 02/2024 …). Für ein Jahr einfach nacheinander alle 12 Monate anfordern.
PDF herunterladen
Auf „Anfordern“ klicken, kurz warten und dann PDF herunterladen. Dateien lokal speichern (PayPal stellt sie typischerweise 7 Jahre bereit).
Teil 2: Mit KontoCSV in CSV konvertieren
PDF hochladen
Öffnen Sie kontocsv.de und laden Sie Ihren PayPal PDF-Bericht hoch (Drag & Drop oder Dateiauswahl)
Automatische Konvertierung
KontoCSV analysiert den PayPal-Bericht automatisch und extrahiert alle Transaktionen mit KI (~30 Sekunden)
CSV herunterladen
Laden Sie die fertige CSV-Datei herunter. Die Datei ist sofort einsatzbereit für:
- • DATEV Import
- • Lexware Import
- • sevDesk Import
- • Excel/Google Sheets
- • Steuerberater-Übermittlung
PayPal Business Features
PayPal Business Konten haben zusätzliche Export-Optionen, die für Unternehmen relevant sind:
- ✓ Activity Download Report: CSV/PDF/TAB/QuickBooks, bis 12 Monate pro Export, Daten bis 7 Jahre
- ✓ Monthly & Custom Statements: PDF-Kontoauszüge für Abstimmung/Jahresabschluss
- ✓ Gebühren-/Refund-/Chargeback-Reports: Detailberichte für Buchung & Abstimmung
- ✓ Mehrere Währungen: Separate Berichte pro Währung/Wallet
- • Transaction Search API: Programmatischer Abruf der Transaktionshistorie
- • Transaction Detail Report (SFTP): Tägliche CSV/TAB-Dateien, ca. 45 Tage im SFTP abrufbar
- • QuickBooks/Connectoren: Automatische Syncs für internationale Buchhaltung
- • Berechtigungen: Rollen/Mitarbeiter-Zugriffe für Exporte
Weiterführende Links: Activity Download Report · Transaction Search API · Transaction Detail Report (SFTP)
Tipp für E-Commerce Händler
Wenn Sie PayPal für Online-Shop Zahlungen nutzen, laden Sie monatlich Ihre PayPal PDF-Berichte herunter und konvertieren Sie diese mit KontoCSV. So erhalten Siefertige DATEV-/Lexware-CSV ohne Spalten-Mapping und können komplette Monate/Jahre gesammelt an den Steuerberater geben.
PayPal CSV in DATEV importieren
Viele Unternehmen möchten PayPal-Transaktionen in DATEV importieren. Hier die Schritt-für-Schritt Anleitung:
Wichtig: PayPal CSV vs. DATEV-Format
❌ PayPal CSV-Export
Der PayPal-CSV ist kein fertiges DATEV-Layout. Gebühren sind eigene Zeilen, Datums- und Dezimalformate passen nicht, Spaltennamen variieren je Sprache. Import klappt nur mit manuellem Mapping.
✅ KontoCSV Format
KontoCSV erstellt DATEV-konforme CSV-Dateien: korrektes Datums- und Dezimalformat, Gebühren zur Hauptbuchung gemappt, Pflichtspalten für DATEV/Lexware/sevDesk vorhanden. Direkt importierbar.
So importieren Sie PayPal in DATEV:
- 1. PayPal PDF-Bericht mit KontoCSV konvertieren
- 2. DATEV öffnen → "Stapelbuchungen"
- 3. "Import" → "CSV-Datei" wählen
- 4. KontoCSV-Datei auswählen
- 5. Spalten-Zuordnung prüfen (einmalig Importprofil speichern)
- 6. "Importieren" klicken
- 7. Buchungen prüfen und freigeben
Häufige Probleme & Lösungen
Problem: PayPal CSV zeigt falsche Beträge in Excel
Ursache: PayPal verwendet Punkt als Dezimaltrennzeichen (1234.56), Excel erwartet Komma (1234,56)
Lösung: In Excel unter "Daten" → "Text in Spalten" → "Erweitert" → Dezimaltrennzeichen auf Punkt ändern. Oder: KontoCSV nutzen (konvertiert automatisch zu deutschem Format).
Problem: Gebühren fehlen oder sind falsch
Ursache: PayPal CSV-Export zeigt Gebühren als separate Transaktionszeilen, nicht als Spalte
Lösung: KontoCSV erkennt Gebühren automatisch und ordnet sie der Haupttransaktion zu. Spalte "Gebühr" wird korrekt befüllt.
Problem: DATEV-Import schlägt fehl
Ursache: PayPal CSV-Format ist nicht DATEV-kompatibel
Lösung: Nutzen Sie KontoCSV für DATEV-konforme CSV-Dateien. KontoCSV erstellt Dateien mit korrekten DATEV-Spalten (Buchungsdatum, Umsatz, Soll/Haben, etc.).
Problem: Zu viele Spalten im PayPal CSV
Ursache: PayPal CSV hat über 30 Spalten, viele davon irrelevant
Lösung: KontoCSV reduziert auf relevante Spalten: Datum, Empfänger, Betrag, Gebühr, Verwendungszweck, Saldo. Übersichtlich und strukturiert.
Best Practices für PayPal Buchhaltung
- 1.Monatlich exportieren: Laden Sie jeden Monat PayPal PDF-Berichte herunter
- 2.Mit KontoCSV konvertieren: Wandeln Sie PDFs in DATEV-CSV um
- 3.In Buchhaltung importieren: CSV in DATEV/Lexware importieren
- 4.PDFs archivieren: Original-PDFs GoBD-konform speichern (8 Jahre)
- →Aufbewahrungspflicht: PayPal-Belege als Buchungsbelege 8 Jahre, Bücher/Jahresabschlüsse10 Jahre, viele Geschäftsbriefe 6 Jahre
- →Gebühren absetzen: PayPal-Gebühren sind Betriebsausgaben
- →Daten sichern: PayPal hält Berichte typischerweise7 Jahre vor – PDFs/CSVs zusätzlich lokal archivieren
- →Umsatzsteuer & Währungen: PayPal zeigt keine USt., Fremdwährungen mit Wechselkurs dokumentieren
Häufig gestellte Fragen
Activity Download: bis zu 12 Monate pro Bericht, Daten bis 7 Jahre rückwirkend (50.000 Zeilen pro CSV). Mit PDF-Kontoauszügen + KontoCSV: So weit, wie Sie die PDFs archiviert haben (PayPal stellt sie typischerweise 7 Jahre bereit).
Es gibt zwei Methoden: 1) Activity Download Report (CSV/PDF/TAB/QuickBooks) direkt in PayPal. 2) PayPal PDF-Kontoauszug herunterladen und mit KontoCSV in strukturierte, DATEV-kompatible CSV umwandeln.
Der PayPal-CSV enthält 30+ Spalten, interne Statuscodes und listet Gebühren oft als eigene Transaktionszeilen. Für Buchhaltung brauchen Sie nur einen Bruchteil davon. KontoCSV reduziert auf die relevanten Spalten und mappt Gebühren automatisch.
Technisch ja, wenn Sie Spalten, Datums- und Dezimalformate auf das DATEV-Schema mappen (Gebühren mit Hauptbuchung verknüpfen). KontoCSV liefert fertige DATEV-CSV ohne manuelles Mapping.
PayPal CSV-Export: Rohformat, bis 12 Monate pro Export, Gebühren als eigene Zeilen, 50k-Zeilen-Limit. KontoCSV: PDF-Statements → fertige DATEV-/Excel-CSV, Gebühren gemappt, mehrere Monate/Jahre in einem Rutsch.
PayPal bietet QuickBooks-/Quicken-Formate und Connectoren. Für deutsche KMU dominiert DATEV – KontoCSV liefert dafür das passende CSV-Layout und nimmt Ihnen das Mapping ab.
Fazit: Welche Methode ist die richtige?
Unsere klare Empfehlung
Nutzen Sie PayPal CSV-Export, wenn...
- ✓ Sie einen schnellen Excel-/Sheets-Export brauchen
- ✓ Sie einzelne Monate bis 12 Monate exportieren und Spalten selbst mappen
- ✓ Sie keine Buchhaltungssoftware nutzen
- ✓ 0€ Kosten priorisieren und Zeit für manuelles Prüfen mitbringen
Nutzen Sie KontoCSV, wenn...
- ✓ Sie komplette Monate/Jahre ohne Mapping exportieren möchten
- ✓ Sie DATEV/Lexware/sevDesk nutzen
- ✓ Sie E-Commerce-Händler sind oder viele Buchungen haben
- ✓ Sie professionelle Buchhaltung machen
- ✓ Sie Gebühren automatisch zugeordnet bekommen möchten