Viele Selbstständige und E-Commerce-Shops nutzen PayPal wie ein zweites Bankkonto – aber spätestens für Steuererklärung oder Jahresabschluss kommt die Frage: Wie bekomme ich meine PayPal Transaktionen sauber in CSV und in DATEV, Lexware oder sevDesk?
In diesem Guide erfahren Sie, welche Datenquellen PayPal anbietet (CSV, PDF, API, SFTP-Reports), welche Methode zu Ihrem Use-Case passt und wie Siestrukturierte DATEV-Exportdateien mit anschließender fachlicher Prüfung bekommen.
Wenn Ihr Ziel konkret DATEV ist, nutzen Sie die separate Seite PayPal in DATEV importieren. Dieser Ratgeber bleibt bewusst breiter und erklärt CSV-, PDF- und Report-Optionen.
Wichtig für PayPal-Nutzer :
PayPal bietet im Konto einen CSV-Export über den Activity Download Report. Pro Bericht sind bis zu 12 Monate möglich, die Historie reicht bis zu 7 Jahre zurück. Technisch super – aber für die Buchhaltung ist das CSV ein Rohformat.
Das eigentliche Problem: Für Steuer, DATEV und Steuerberater-Workflows reicht „irgendein CSV“ nicht.
- PayPal-CSV: 30+ Spalten, kein DATEV-Layout, Gebühren als eigene Zeilen
- Praxis: Spalten-Mapping, Dezimal-/Datumsformate anpassen, Gebühren zuordnen
- KontoCSV: PayPal-PDFs → strukturierte DATEV-/Excel-Ausgabe; sichtbare Gebühren-, Währungs- und Saldenangaben bleiben nachvollziehbar
PayPal-Besonderheiten verstehen
PayPal ist kein klassisches Bankkonto, sondern ein Zahlungsdienst mit eigener Logik. Diese Punkte sind für Export und Buchhaltung entscheidend:
- →Keine Bank: PayPal ist ein Zahlungsdienstleister – Kontoauszüge heißen„Aktivitäten“
- →Aktivitäten ≠ Kontoauszug: CSV- und PDF-Berichte basieren auf den Aktivitätsdaten
- →Multi-Währungswallet: Ein PayPal-Konto kann mehrere Währungen gleichzeitig führen
- →Gebühren-Logik: Einnahmen kommen brutto, Gebühren stehen oft als eigene Zeilen im Export – wichtig für korrekte Buchung
- →Activity Download Report: CSV/PDF/TAB/QuickBooks,bis 12 Monate je Export, Daten bis 7 Jahre rückwirkend, 50.000-Zeilen-Limit pro CSV
- →Monats- & Custom-Statements: PDF-Kontoauszüge für Abstimmung/Buchhaltung (typisch 7 Jahreverfügbar)
- →Transaction Search API: Programmatischer Zugriff auf Transaktionshistorie
- →Transaction Detail Report (SFTP): Tägliche Detailberichte, ca. 45 Tage im SFTP verfügbar
Aufbewahrungspflichten nach Dokumentenart
Werden PayPal-Transaktionsübersichten als Buchungsbelege verwendet, gilt in Deutschland grundsätzlich die achtjährige Aufbewahrungsfrist nach § 147 AO (seit 2025). Ob ein PayPal-Dokument Buchungsbeleg, Handelsbrief oder sonstige Unterlage ist, hängt von seiner Funktion ab; für Bücher und Jahresabschlüsse gelten grundsätzlich zehn Jahre. Originalunterlagen müssen ordnungsgemäß und nachvollziehbar aufbewahrt werden.
Quelle: IHK Aufbewahrungsfristen ab 2025
Wann der PayPal-CSV-Export reicht
- • Wenige Buchungen pro Monat
- • Nur Excel-/Sheets-Auswertungen, kein DATEV-Import
- • Manuelle Nacharbeit (Spalten löschen, Gebühren zusammenführen) ist okay
3 Methoden zum PayPal CSV-Export (und warum wir KontoCSV empfehlen)
PayPal kann CSV liefern – aber nur KontoCSV liefert Buchhaltungsdaten. So ordnen wir die drei Wege ein:
1. PayPal Activity Download
CSV/PDF/TAB direkt im Konto unter „Aktivitäten“
2. KontoCSV (PDF → CSV/DATEV)
PayPal PDF-Kontoauszüge in strukturierte CSV/DATEV konvertieren
3. PayPal API / SFTP
Programmatischer Zugriff auf Transaktionsdaten
Methode 1: PayPal CSV-Export (nur für sehr einfache Fälle)
Über den Activity Download Report können Sie Berichte für bis zu 12 Monate als CSV/PDF/TAB herunterladen (Historie bis 7 Jahre). Gut für einen schnellen Blick in Excel – aber als Rohformat nicht für Buchhaltung/DATEV gedacht.
So exportieren Sie CSV aus PayPal :
- 1Bei PayPal anmelden (www.paypal.com)
- 2Auf „Aktivitäten“ klicken (oben in der Navigation)
- 3Rechts oben auf das Download-Symbol →„Benutzerdefiniert“ bzw. „Bericht herunterladen“ klicken
- 4Zeitraum festlegen: bis zu 12 Monate je Bericht (Kalender oder Schnellfilter)
- 5Berichtstyp wählen (z. B. Aktivitätsbericht) und gewünschte Spalten aktivieren
- 6Format „CSV“ auswählen (alternativ PDF/TAB/QuickBooks)
- 7Bericht erstellen, kurz warten, dann CSV herunterladen
Offizielle Doku: PayPal Activity Download Report
- ✓ Komplett kostenlos und sofort verfügbar
- ✓ Bis zu 12 Monate pro Export (Daten bis 7 Jahre)
- ✓ CSV/PDF/TAB/QuickBooks wählbar
- ✓ Spalten konfigurierbar
- ✓ Gut für schnelle Excel/Sheets-Auswertungen
- ✗ Rohformat: 30+ Spalten, kein fertiges DATEV-Layout
- ✗ Gebühren als eigene Transaktionen → Zuordnung nötig
- ✗ Sprachabhängige Spaltennamen erschweren Standard-Importe
- ✗ 50.000-Zeilen-Limit → Aufteilung in mehrere CSVs/ZIPs
- ✗ Zeit kostet: manuelles Spalten-Mapping & Prüfen
Warum wir den PayPal-CSV nur eingeschränkt empfehlen
Pro Bericht liefert PayPal bis zu 12 Monate(Historie bis 7 Jahre). Bei großen Konten greift das 50.000-Zeilen-Limit und es entstehen mehrere CSVs/ZIPs. Das Format bleibt roh: Spalten-Mapping, Dezimal-/Datumsformate und Gebührenzuordnung müssen Sie selbst erledigen.
Praktisch nutzen: Für wenige Buchungen oder reine Excel-Analysen okay. Sobald Buchhaltung, Steuerberater oder viele Buchungen im Spiel sind, ist es wirtschaftlicher, die PayPal-PDFs mit KontoCSV zu konvertieren und eine DATEV-kompatible CSV für den Import zu erhalten.
Methode 2: KontoCSV für PayPal PDF-Berichte ⭐
Die beste Lösung für professionelle Buchhaltung: PayPal stellt monatliche Kontoauszüge als PDFs bereit (typisch 7 Jahrerückwirkend). KontoCSV liest diese offiziellen PDFs aus und erzeugt daraus strukturierte, DATEV-kompatible CSV-Dateien – Gebühren, Währungen und Salden inklusive.
Ergebnis: Sie bekommen buchungsfertige Dateien statt Rohdaten und können komplette Geschäftsjahre oder mehrere Konten ohne Spalten-Mapping verarbeiten.
- Beliebig viele Monate/Jahre: Solange die PDF-Statements vorliegen (PayPal hält sie bis zu 7 Jahre)
- DATEV-kompatibel: CSV für den Import in DATEV, Lexware und sevDesk vorbereitet
- Strukturiertes Format: Übersichtlich und sauber formatiert
- ~30 Sek./Seite: Blitzschnelle Konvertierung
- Gebühren korrekt: Gebühren werden korrekt zugeordnet
- 1 Seite gratis ohne Registrierung · 3 Seiten mit Konto: Kostenlos testen
- Kostenpflichtig: Ab 4. Seite (Staffelpreise: 0,20 € - 0,10 €/Seite)
- PDF erforderlich: Sie müssen zuerst PayPal PDF-Berichte herunterladen
Wann ist KontoCSV die beste Wahl für PayPal?
- ✓ Sie wollen komplette Jahre ohne Spalten-Mapping exportieren
- ✓ Sie nutzen DATEV, Lexware oder sevDesk
- ✓ Sie möchten PayPal-Daten für Steuererklärung aufbereiten
- ✓ Sie sind E-Commerce-Händler mit vielen PayPal-Transaktionen
- ✓ Sie benötigen ein übersichtliches, strukturiertes Format
- ✓ Sie möchten Gebühren aus dem Bericht strukturiert nachvollziehen
Methode 3: PayPal API & SFTP (Für Entwickler)
Für große Händler oder individuelle Integrationen bietet PayPal direkte Schnittstellen. Sie liefern Rohdaten, die trotzdem auf ein Buchhaltungsformat gemappt werden müssen.
- • Programmatischer Zugriff auf Transaktionshistorie
- • Filterbar nach Datum, Status, Transaktionstyp
- • Nahe Echtzeit – ideal für ERP/BI-Feeds
- • Erfordert OAuth, Fehlerhandling, Cronjobs
- • Tägliche CSV/TAB-Dateien mit Detailinfos
- • Im SFTP-Verzeichnis ca. 45 Tage verfügbar
- • Gute Gebühren-/Refund-Details
- • SFTP-Client + Automatisierung nötig
Gut für Automatisierung, aber nicht DATEV-fertig
API/SFTP liefern Rohdaten, die Sie selbst in ein Buchhaltungsformat (DATEV, Lexware etc.) mappen müssen. Für die meisten KMU ist der Weg über PDF-Statements + KontoCSV schneller und günstiger.
Detaillierter Vergleich der Methoden
| Kriterium | PayPal CSV Offizieller Export Kostenlos | KontoCSV PDF Konvertierung Empfohlen | PayPal API Für Entwickler Komplex |
|---|---|---|---|
Zeitraum Maximaler exportierbarer Zeitraum | Bis 12 Monate je Export (Daten bis 7 Jahre) | Beliebig viele Monate/Jahre (mit PDFs, typ. 7 Jahre) | API: unbegrenzt, SFTP: ca. 45 Tage |
DATEV-kompatibel Für DATEV-Import vorbereitet | |||
Format Übersichtlichkeit und Struktur | Roh-CSV (30+ Spalten) | DATEV/CSV strukturiert | JSON/CSV |
Gebühren Korrekte Gebühren-Zuordnung | Separate Zeilen | Strukturiert übernommen | Detailreich, muss fachlich geprüft werden |
Zeitaufwand Zeit bis zur fertigen CSV | ~10-20 Min. inkl. Mapping | ~30 Sek. | ~1-2 Stunden Setup |
Technisches Wissen Erforderliche Kenntnisse | Keine | Keine | Programmierung |
Kosten Preismodell | Kostenlos | Staffelpreise ab 0,10 €/Seite | Entwicklung |
Automatisierung Automatisch wiederholbar | Manuell | Batch-Upload möglich | Automatisierbar |
PayPal CSV
Offizieller Export
KontoCSV
PDF Konvertierung
PayPal API
Für Entwickler
Hinweis: Alle Angaben basieren auf durchschnittlichen Werten. Die tatsächliche Zeitersparnis kann je nach Komplexität der Kontoauszüge variieren.
Schritt-für-Schritt: PayPal PDF mit KontoCSV konvertieren
Teil 1: PayPal PDF-Bericht herunterladen
Bei PayPal anmelden
Melden Sie sich bei PayPal an und gehen Sie zu „Aktivitäten“
Kontoauszüge öffnen
Klicken Sie rechts oben auf „Berichte“ → „Kontoauszüge“ oder direkt auf paypal.com/reports/accountStatements
Monat auswählen
Wählen Sie Monat oder Zeitraum (z. B. 01/2024, 02/2024 …). Für ein Jahr einfach nacheinander alle 12 Monate anfordern.
PDF herunterladen
Auf „Anfordern“ klicken, kurz warten und dann PDF herunterladen. Dateien lokal speichern (PayPal stellt sie typischerweise 7 Jahre bereit).
Teil 2: Mit KontoCSV in CSV konvertieren
PDF hochladen
Öffnen Sie kontocsv.de und laden Sie Ihren PayPal PDF-Bericht hoch (Drag & Drop oder Dateiauswahl)
Automatische Konvertierung
KontoCSV analysiert den PayPal-Bericht automatisch und strukturiert die im Bericht eindeutig erkennbaren Transaktionen
CSV herunterladen
Laden Sie die fertige CSV-Datei herunter. Die Datei ist sofort einsatzbereit für:
- • DATEV Import
- • Lexware Import
- • sevDesk Import
- • Excel/Google Sheets
- • Steuerberater-Übermittlung
PayPal Business Features
PayPal Business Konten haben zusätzliche Export-Optionen, die für Unternehmen relevant sind:
- ✓ Activity Download Report: CSV/PDF/TAB/QuickBooks, bis 12 Monate pro Export, Daten bis 7 Jahre
- ✓ Monthly & Custom Statements: PDF-Kontoauszüge für Abstimmung/Jahresabschluss
- ✓ Gebühren-/Refund-/Chargeback-Reports: Detailberichte für Buchung & Abstimmung
- ✓ Mehrere Währungen: Separate Berichte pro Währung/Wallet
- • Transaction Search API: Programmatischer Abruf der Transaktionshistorie
- • Transaction Detail Report (SFTP): Tägliche CSV/TAB-Dateien, ca. 45 Tage im SFTP abrufbar
- • QuickBooks/Connectoren: Automatische Syncs für internationale Buchhaltung
- • Berechtigungen: Rollen/Mitarbeiter-Zugriffe für Exporte
Weiterführende Links: Activity Download Report · Transaction Search API · Transaction Detail Report (SFTP)
Tipp für E-Commerce Händler
Wenn Sie PayPal für Online-Shop Zahlungen nutzen, laden Sie monatlich Ihre PayPal PDF-Berichte herunter und konvertieren Sie diese mit KontoCSV. So erhalten Siestrukturierte DATEV-/Lexware-Exportdateien für die weitere Prüfung und können komplette Monate/Jahre gesammelt an den Steuerberater geben.
PayPal CSV in DATEV importieren
Viele Unternehmen möchten PayPal-Transaktionen in DATEV importieren. Hier die Schritt-für-Schritt Anleitung:
Wichtig: PayPal CSV vs. DATEV-kompatibler Import
❌ PayPal CSV-Export
Der PayPal-CSV ist kein fertiges DATEV-Layout. Gebühren sind eigene Zeilen, Datums- und Dezimalformate passen nicht, Spaltennamen variieren je Sprache. Import klappt nur mit manuellem Mapping.
✅ KontoCSV Export
KontoCSV erstellt einen strukturierten DATEV-Export mit normierten Datums- und Betragsformaten. Gebühren, Kontierung und Steuerschlüssel sollten vor dem Buchen fachlich geprüft werden.
So importieren Sie PayPal in DATEV:
- 1. PayPal PDF-Bericht mit KontoCSV konvertieren
- 2. DATEV öffnen → "Stapelbuchungen"
- 3. "Import" → "CSV-Datei" wählen
- 4. KontoCSV-Datei auswählen
- 5. Spalten-Zuordnung prüfen (einmalig Importprofil speichern)
- 6. "Importieren" klicken
- 7. Buchungen prüfen und freigeben
Häufige Probleme & Lösungen
Problem: PayPal CSV zeigt falsche Beträge in Excel
Ursache: PayPal verwendet Punkt als Dezimaltrennzeichen (1234.56), Excel erwartet Komma (1234,56)
Lösung: In Excel unter "Daten" → "Text in Spalten" → "Erweitert" → Dezimaltrennzeichen auf Punkt ändern. Oder: KontoCSV nutzen (konvertiert automatisch zu deutschem Format).
Problem: Gebühren fehlen oder sind falsch
Ursache: PayPal CSV-Export zeigt Gebühren als separate Transaktionszeilen, nicht als Spalte
Lösung: KontoCSV übernimmt erkennbare Gebühreninformationen aus dem Bericht. Prüfen Sie vor dem Buchhaltungsimport, ob Gebühren als eigene Zeile oder Feld vorliegen und wie sie fachlich zu kontieren sind.
Problem: DATEV-Import schlägt fehl
Ursache: PayPal CSV-Format ist nicht DATEV-kompatibel
Lösung: Nutzen Sie KontoCSV für DATEV-konforme CSV-Dateien. KontoCSV erstellt Dateien mit korrekten DATEV-Spalten (Buchungsdatum, Umsatz, Soll/Haben, etc.).
Problem: Zu viele Spalten im PayPal CSV
Ursache: PayPal CSV hat über 30 Spalten, viele davon irrelevant
Lösung: KontoCSV reduziert auf relevante Spalten: Datum, Empfänger, Betrag, Gebühr, Verwendungszweck, Saldo. Übersichtlich und strukturiert.
Best Practices für PayPal Buchhaltung
- 1.Monatlich exportieren: Laden Sie jeden Monat PayPal PDF-Berichte herunter
- 2.Mit KontoCSV konvertieren: Wandeln Sie PDFs in DATEV-CSV um
- 3.In Buchhaltung importieren: CSV in DATEV/Lexware importieren
- 4.PDFs archivieren: Original-PDFs GoBD-konform speichern (8 Jahre)
- →Aufbewahrungspflicht: PayPal-Belege als Buchungsbelege 8 Jahre, Bücher/Jahresabschlüsse10 Jahre, viele Geschäftsbriefe 6 Jahre
- →Gebühren absetzen: PayPal-Gebühren sind Betriebsausgaben
- →Daten sichern: PayPal hält Berichte typischerweise7 Jahre vor – PDFs/CSVs zusätzlich lokal archivieren
- →Umsatzsteuer & Währungen: PayPal zeigt keine USt., Fremdwährungen mit Wechselkurs dokumentieren
Häufig gestellte Fragen
Activity Download: bis zu 12 Monate pro Bericht, Daten bis 7 Jahre rückwirkend (50.000 Zeilen pro CSV). Mit PDF-Kontoauszügen + KontoCSV: So weit, wie Sie die PDFs archiviert haben (PayPal stellt sie typischerweise 7 Jahre bereit).
Es gibt zwei Methoden: 1) Activity Download Report (CSV/PDF/TAB/QuickBooks) direkt in PayPal. 2) PayPal PDF-Kontoauszug herunterladen und mit KontoCSV in strukturierte, DATEV-kompatible CSV umwandeln.
Der PayPal-CSV enthält 30+ Spalten, interne Statuscodes und listet Gebühren oft als eigene Transaktionszeilen. Für Buchhaltung brauchen Sie nur einen Bruchteil davon. KontoCSV strukturiert die relevanten Transaktionsdaten; Gebühren bleiben prüfpflichtige Buchhaltungsinformationen.
Technisch ja, wenn Sie Spalten, Datums- und Dezimalformate auf das DATEV-Schema mappen (Gebühren mit Hauptbuchung verknüpfen). KontoCSV liefert einen DATEV-EXTF-Buchungsstapel; fachliche Kontierung und Steuerschlüssel sind vor dem Buchen zu prüfen.
PayPal CSV-Export: Rohformat, bis 12 Monate pro Export, Gebühren als eigene Zeilen, 50k-Zeilen-Limit. KontoCSV: PDF-Statements → strukturierte DATEV-/Excel-Ausgabe; mehrere Monate/Jahre können verarbeitet und Gebührenangaben geprüft werden.
PayPal bietet QuickBooks-/Quicken-Formate und Connectoren. Für deutsche KMU dominiert DATEV – KontoCSV liefert dafür eine strukturierte Exportdatei; fachliche Kontierung bleibt Aufgabe des Buchhaltungsworkflows.
Fazit: Welche Methode ist die richtige?
Unsere klare Empfehlung
Nutzen Sie PayPal CSV-Export, wenn...
- ✓ Sie einen schnellen Excel-/Sheets-Export brauchen
- ✓ Sie einzelne Monate bis 12 Monate exportieren und Spalten selbst mappen
- ✓ Sie keine Buchhaltungssoftware nutzen
- ✓ 0€ Kosten priorisieren und Zeit für manuelles Prüfen mitbringen
Nutzen Sie KontoCSV, wenn...
- ✓ Sie komplette Monate/Jahre ohne Mapping exportieren möchten
- ✓ Sie DATEV/Lexware/sevDesk nutzen
- ✓ Sie E-Commerce-Händler sind oder viele Buchungen haben
- ✓ Sie professionelle Buchhaltung machen
- ✓ Sie Gebühreninformationen strukturiert prüfen möchten