Shopify Payments bündelt alle Karten- und Wallet-Zahlungen, zieht Gebühren ab und schickt dir eine Sammel-Auszahlung auf dein Bankkonto. Für die Buchhaltung brauchst du aber Bruttoumsatz, Gebühren, Refunds und Auszahlungsdatum getrennt – sonst stimmen EÜR, GuV und USt-VA nicht.
- Shop-Umsatz ≠ Bankumsatz (Gebühren/Refunds fehlen)
- Gebühren nicht getrennt → Netto-Umsatz zu hoch
- Refunds tauchen in der USt-VA nicht auf
- CSV öffnet in Excel falsch (Komma/US-Datum)
- Shopify Admin → Zahlungen → Auszahlungen → Export.
- Balance-Transaktionen (CSV) je Payout oder Zeitraum exportieren.
- CSV in Excel/Sheets mit UTF-8, Komma/Semikolon korrekt öffnen.
- Gebühren/Refunds auf eigene Konten (SKR03/04) mappen.
- Optional: PDF-Auszahlungen mit KontoCSV in DATEV-CSV/EXTF wandeln.
So funktionieren Shopify Payments Auszahlungen
Jede Bestellung erzeugt Transaktionen (Charge, Gebühren, ggf. Refund). Diese landen im Shopify Payments Saldo („Balance“). In Intervallen fasst Shopify die fälligen Transaktionen zu einer Auszahlung zusammen. Darin siehst du Brutto-Umsätze, Gebühren, Refunds/Chargebacks und den Netto-Betrag, der aufs Bankkonto geht.
Shopify Berichte nutzen häufig das Umsatzdatum (wann der Kauf passiert). Auszahlungen nutzen das Auszahlungsdatum (wann das Geld aufs Bankkonto geht). Wenn du nur den Bankauszug buchst, fehlen Gebühren und Refunds – der Netto-Umsatz wird zu hoch. Lösung: Transaktions-/Auszahlungsberichte als CSV exportieren und sauber mappen.
Export-Optionen in Shopify
Pfad: Shopify Admin → Einstellungen → Zahlungen → Shopify Payments → Auszahlungen anzeigen → Transaktionen anzeigen → Exportieren.
Beinhaltet Auszahlungsdatum, Transaktionstyp (Charge, Refund, Fee, Adjustment), Brutto, Gebühr, Netto, Währung, Referenzen.
Basis für Gebühren- und Refund-getrennte Buchung.
Reports wie „Payments“ oder „Finances summary“ liefern aggregierte Infos zu Zahlungen, Gebühren, Refunds pro Zeitraum.
Gut für Monatsabgleich, aber für Bankbuchung ist die Auszahlungs-CSV präziser.
Abo-, App- oder Versand-Gebühren sind eigene Rechnungen und nicht Teil der Shopify Payments Auszahlungen.
Diese CSV separat exportieren; sie ersetzen nicht den Payout-Export.
Bank-PDF mit „SHOPIFY PAYMENTS ...“ oder PDF aus Shopify/E-Mail.
Mit Bordmitteln nicht importierbar – KontoCSV konvertiert PDF → CSV/DATEV.
Schritt-für-Schritt: Auszahlungs-CSV
- Shopify Admin öffnen → Einstellungen → Zahlungen → Shopify Payments.
- Auf Auszahlungen anzeigen klicken, Auszahlung auswählen.
- Transaktionen anzeigen öffnen.
- Oben rechts Exportieren → Balance-Transaktionen → Zeitraum wählen (Auszahlung oder Datumsspanne).
- Format CSV wählen, Datei herunterladen (bei großen Zeiträumen per E-Mail).
- Spalten prüfen: Auszahlungsdatum, Transaktionstyp, Brutto, Gebühr, Netto, Währung, Order/Payout-ID.
CSV in Excel/Sheets richtig öffnen
Damit Datums- und Betragsformate stimmen, CSV nicht per Doppelklick öffnen:
- Excel → Daten → Aus Text/CSV → Dateiursprung UTF-8.
- Trennzeichen wählen (Shopify meist Komma; für DATEV später oft Semikolon sinnvoll).
- Spaltenformat setzen: Datum auf TT.MM.JJJJ, Beträge als Zahl mit Komma und 2 Dezimalstellen.
- Optional: Shop-ID oder Payout-ID als Zusatzspalte behalten, falls mehrere Shops existieren.
PDF-Auszahlungen mit KontoCSV
Wenn du nur PDF-Belege hast, kannst du sie in Sekunden in CSV oder eine DATEV-EXTF-Datei verwandeln:
1. PDF hochladen
Z. B. „Shopify Payments Payout 2025-01-31.pdf“ bei KontoCSV hochladen.
2. Exportprofil wählen
Vordefiniert: DATEV, Lexware, Excel – oder eigenes Mapping-Profil.
3. Prüfen & exportieren
Brutto, Gebühr, Refunds getrennt prüfen, dann CSV/EXTF exportieren.
Gebühren, Refunds & Steuern mappen
SKR03: 4400 (19 %), 8300 (7 %), 4970 Gebühren
SKR04: 8400 (19 %), 8336 (7 %), 6825 Gebühren
OSS/Drittland: eigenes Erlöskonto je Land/Steuersatz.
Refunds als negative Umsätze mit korrekter USt buchen.
Datum (Auszahlungsdatum für Bankabgleich)
Brutto, Gebühr, Netto getrennt
Transaktionstyp (Charge, Refund, Fee, Adjustment)
Steuersatz/Steuerbetrag, Währung, Order-/Payout-ID
Konto/BU-Schlüssel pro Typ hinterlegen (in KontoCSV konfigurierbar).
Import in DATEV & andere Tools
- DATEV Stapelverarbeitung erwartet eine EXTF-CSV (Dateiname z. B.
EXTF_ShopifyPayments_2025-01.csv). - Semikolon als Trennzeichen, Datum TT.MM.JJJJ, Sachkontenlänge & Kontenrahmen (SKR03/04) prüfen.
- Andere Systeme (Lexware, BuchhaltungsButler, sevDesk etc.) akzeptieren DATEV-CSV oder eigene Layouts – KontoCSV kann beides erzeugen.
- Bei Sammelauszahlungen die Einzeltransaktionen als Beleg sichern; Auszahlungs-PDF revisionssicher ablegen.
Häufige Probleme & Lösungen
FAQ
Autoritative Links
Fazit
Wenn du die Auszahlungs-CSV nutzt oder PDFs über KontoCSV konvertierst, bekommst du eine saubere Datenbasis: Umsätze, Gebühren und Refunds sind getrennt, passen zum Bankkonto und lassen sich ohne Nacharbeit in DATEV importieren. Ergebnis: weniger Rückfragen vom Steuerberater und ein stressfreier Monatsabschluss.