Praktijkgids
PDF-bankafschriften van klanten voorbereiden voor de boekhouding
Klanten sturen vaak PDF-bankafschriften terwijl hun accountant of administratiekantoor gestructureerde bankmutaties nodig heeft. Een goede workflow begint bij volledige perioden en de werkelijke invoereisen van het boekhoudpakket. Een leesbaar CSV-bestand past niet automatisch bij elke importfunctie.
Documenten voorbereiden
Verzamel volledige maandafschriften per klant en rekening. Bepaal of het doel een controlespreadsheet of boekhoudimport is. Controleer datumindeling, scheidingstekens, kolommen en de tekens van bij- en afschrijvingen; DATEV is alleen relevant voor bijbehorende systemen.
Stap voor stap
1. Afschriften en perioden controleren
Koppel iedere pdf aan klant, rekening en maand. Zoek naar ontbrekende pagina's, dubbele maanden en overlappende perioden voordat gegevens worden overgenomen.
2. Het geschikte bestand maken
Converteer leesbare transacties naar CSV of Excel. Kies waar passend een specifiek boekhoudprofiel; MT940 en CAMT.053 hebben aanvullende bank- en saldoinformatie nodig.
3. Alle gegevens verifiëren
Vergelijk boekingsdatum, bedrag, teken, tegenpartij en lange omschrijvingen met de oorspronkelijke pdf. Controleer scans en afwijkende getalnotaties extra goed.
4. Testen en boeken
Importeer eerst een kleine gecontroleerde selectie. Voorkom dubbelingen en verwerk daarna grootboekcodering, factuurmatching en btw-regels in het boekhoudpakket.
Illustratief voorbeeld
Fictief voorbeeld: drie PDF-afschriften van één rekening bevatten deels dezelfde laatste dagen van de maand. Die overlap moet vóór de import worden herkend om dubbele boekingen te voorkomen.
Veelgemaakte fouten
- Ga niet uit van universele compatibiliteit van elk CSV-bestand.
- Controleer negatieve bedragen en meerregelige betalingsomschrijvingen.
- Voorkom dubbelimport wanneer al een automatische bankkoppeling actief is.
Resultaat en vervolg
Een betrouwbaar proces scheidt broncontrole, conversie, validatie, proefimport en professionele verwerking. De originele afschriften blijven leidend.
Beperkingen van conversie
KontoCSV extraheert herkenbare banktransacties, maar boekt niet zelfstandig, verifieert geen facturen en geeft geen belastingadvies.
Veelgestelde vragen
Is DATEV altijd nodig?
Nee. Gebruik het formaat dat het werkelijke boekhoudpakket accepteert; CSV en Excel kunnen tussenstappen zijn.
Kan ik meerdere pdf's tegelijk verwerken?
Ja, maar controleer rekening- en periodegrenzen en eventuele overlap.