Veel zelfstandigen en e-commerce winkels gebruiken PayPal als een tweede bankrekening - maar uiterlijk bij belastingaangiften of jaarrekeningen rijst de vraag: Hoe krijg ik mijn PayPal-transacties netjes in CSV en in DATEV, Lexware of sevDesk?
In deze gids leest u welke PayPal biedt gegevensbronnen (CSV-, PDF-, API-, SFTP-rapporten), welke methode past bij uw gebruiksscenario en hoecompatibel met het Duitse DATEV-profiele CSV-bestanden zonder handmatig gedoe.
Als uw doel specifiek DATEV is, gebruik dan de aparte pagina Importeer PayPal in DATEV. Deze handleiding is bewust breder gehouden en legt CSV, PDF en rapportopties uit.
Belangrijk voor PayPal-gebruikers (2025):
PayPal biedt een CSV-export via het account Activiteit downloadrapport. Per rapport zijn tot 12 maanden mogelijk is de geschiedenis voldoende tot 7 jaar terug. Technisch geweldig, maar de CSV is perfect voor de boekhouding Ruw formaat.
Het echte probleem: Voor belasting-, DATEV- en belastingadviseurworkflows is “elke CSV” niet voldoende.
- PayPal-CSV: 30+ kolommen, geen DATEV-indeling, kosten als afzonderlijke rijen
- Oefenen: Kolomtoewijzing, decimale/datumformaten aanpassen, kosten toewijzen
- KontoCSV: PayPal-PDFs → voltooide DATEV-/Excel-CSV (kosten, valuta, saldi correct in kaart gebracht)
Begrijp de details van de PayPal
PayPal is geen klassieke bankrekening, maar een betaaldienst met een eigen logica. Deze punten zijn cruciaal voor export en boekhouding:
- →Geen bank: PayPal is een betalingsdienstaanbieder – rekeningafschriften worden opgeroepen“Activiteiten”
- →Activiteiten ≠ Rekeningoverzicht: CSV- en PDF-rapporten zijn gebaseerd op de activiteitsgegevens
- →Portemonnee met meerdere valuta: Een PayPal-rekening kan tegelijkertijd meerdere valuta's bevatten
- →Kostenlogica: Het inkomen is bruto, er worden vaak honoraria vermeld eigen lijnen in export – belangrijk voor een correcte boeking
- →Rapport voor het downloaden van activiteiten: CSV/PDF/TAB/QuickBooks,tot 12 maanden per export, gegevens tot 7 jaar met terugwerkende kracht, limiet van 50.000 lijnen per CSV
- →Maandelijkse en aangepaste overzichten: PDF afstemming/boekhoudoverzichten (typisch 7 jaarbeschikbaar)
- →Transactie zoeken API: Programmatische toegang tot transactiegeschiedenis
- →Transactiedetailrapport (SFTP): Dagelijkse gedetailleerde rapporten, ca. 45 dagen verkrijgbaar in SFTP
Bewaarplichten 2025
Er wordt rekening gehouden met PayPal-instructies Boekingsdocumenten en moet 8 jaar opgeslagen (sinds 2025). Boeken/financiële verklaringen blijven bestaan 10 jaar, veel zakelijke brieven 6 jaar. Download PDF-afschriften, archiveer ze GoBD-compatibel en converteer ze voor boekhouding.
Wanneer de PayPal-CSV-export voldoende is
- • Weinig boekingen per maand
- • Alleen Excel/Sheets-evaluaties, geen DATEV-import
- • Handmatig herwerken (kolommen verwijderen, kosten samenvoegen) is oké
3 methoden om PayPal CSV te exporteren (en waarom wij KontoCSV aanbevelen)
PayPal kan CSV leveren – maar alleen KontoCSV levert boekhoudgegevens. Dit is hoe we de drie paden classificeren:
1. PayPal-activiteit downloaden
CSV/PDF/TAB direct in het account onder “Activiteiten”
2. KontoCSV (PDF → CSV/DATEV)
PayPal PDF-bankafschriften converteren naar gestructureerde CSV/DATEV
3. PayPal API / SFTP
Programmatische toegang tot transactiegegevens
Methode 1: PayPal CSV export (alleen voor zeer eenvoudige gevallen)
Over de Activiteit downloadrapport waarvoor u rapporten kunt gebruiken tot 12 maanden downloaden als CSV/PDF/TAB (geschiedenis tot 7 jaar). Goed voor een snelle blik op Excel - maar als onbewerkt formaat, niet bedoeld voor boekhouding/DATEV.
CSV exporteren vanuit PayPal (vanaf 2025):
- 1Bij Registreer PayPal (www.paypal.com)
- 2Op “Activiteiten” klik (bovenaan de navigatie)
- 3Rechtsboven daarvan Pictogram downloaden →“Aangepast” of klik op “Rapport downloaden”.
- 4Tijdsperiode instellen: tot 12 maanden per rapport (kalender of snelfilter)
- 5Selecteer rapporttype (bijvoorbeeld activiteitenrapport) en activeer de gewenste kolommen
- 6formaat “CSV” selecteren (alternatief PDF/TAB/QuickBooks)
- 7Maak een rapport, wacht even CSV downloaden
Officiële documentaire: PayPal Activiteitendownloadrapport
- ✓ Geheel gratis en direct beschikbaar
- ✓ Tot 12 maanden per export (gegevens tot 7 jaar)
- ✓ CSV/PDF/TAB/QuickBooks selecteerbaar
- ✓ Kolommen configureerbaar
- ✓ Goed voor snelle Excel/Sheets-evaluaties
- ✗ Ruw formaat: meer dan 30 kolommen, geen voltooide DATEV-indeling
- ✗ Kosten als afzonderlijke transacties → toewijzing vereist
- ✗ Taalafhankelijke kolomnamen maken standaardimport lastig
- ✗ Limiet van 50.000 regels → Opgesplitst in meerdere CSV's/ZIP's
- ✗ Tijdkosten: handmatige kolommapping en -controle
Waarom wij de PayPal-CSV slechts in beperkte mate aanbevelen
PayPal levert per rapport tot 12 maanden(Geschiedenis tot 7 jaar). Dit geldt voor grote accounts Limiet van 50.000 lijnen en er worden verschillende CSV's/ZIP's gemaakt. Het formaat blijft rauw: u moet zelf de kolomtoewijzing, decimale/datumformaten en de toewijzing van kosten doen.
Praktisch gebruik: Oké voor een paar boekingen of pure Excel-analyses. Zodra er boekhouding, belastingadviseurs of veel boekingen bij betrokken zijn, is het voordeliger PayPal-PDFs met KontoCSV omzetten en a DATEV compatibel CSV voor import ontvangen.
Methode 2: KontoCSV voor PayPal PDF-rapporten ⭐
De beste oplossing voor professionele boekhouding: PayPal biedt maandelijkse overzichten als PDFs (typisch 7 jaarmet terugwerkende kracht). KontoCSV leest deze officiële PDF's en maakt ze gestructureerde, compatibel met het Duitse DATEV-profiele CSV-bestanden – Kosten, valuta en saldi inbegrepen.
Resultaat: je krijgt klaar om bestanden te posten in plaats van ruwe data en kan hele boekjaren of meerdere rekeningen verwerken zonder kolommapping.
- Een willekeurig aantal maanden/jaren: Zolang de PDF-verklaringen beschikbaar zijn (PayPal gaat maximaal 7 jaar mee)
- compatibel met het Duitse DATEV-profiel: CSV voorbereid voor import in DATEV, Lexware en sevDesk
- Gestructureerd formaat: Duidelijk en netjes opgemaakt
- ~30 sec/pagina: Bliksemsnelle conversie
- Tarieven correct: De vergoedingen worden correct toegewezen
- 3 pagina's gratis: Probeer gratis
- Betaald: Vanaf de 4e pagina (gedifferentieerde prijzen: 0,16 € - 0,08 €/pagina)
- PDF vereist: U moet eerst de PayPal PDF-rapporten downloaden
Wanneer is KontoCSV de beste keuze voor PayPal?
- ✓ Jij wilt volledige jaren Exporteren zonder kolomtoewijzing
- ✓ Je gebruikt het DATEV, Lexware of sevDesk
- ✓ U wilt PayPal-gegevens voor Belastingaangifte voorbereiden
- ✓ Dat ben jij E-commerce detailhandelaar met veel PayPal-transacties
- ✓ Je hebt er een nodig duidelijk, gestructureerd formaat
- ✓ Jij wilt Kosten worden automatisch toegewezen krijgen
Methode 3: PayPal API & SFTP (voor ontwikkelaars)
Voor grote retailers of individuele integraties biedt PayPal directe interfaces. Ze leveren ruwe gegevens op die nog moeten worden omgezet in een boekhoudformaat.
- • Programmatische toegang tot transactiegeschiedenis
- • Filterbaar op datum, status, transactietype
- • Bijna realtime – ideaal voor ERP/BI-feeds
- • Vereist OAuth, foutafhandeling en cron-jobs
- • Dagelijkse CSV/TAB-bestanden met gedetailleerde informatie
- • In de SFTP-directory ca. 45 dagen beschikbaar
- • Goede vergoedings-/terugbetalingsgegevens
- • SFTP client + automatisering vereist
Goed voor automatisering, maar niet gereed voor DATEV
API/SFTP leveren ruwe gegevens die u zelf in een boekhoudformaat (DATEV, Lexware etc.) moet omzetten. Voor de meeste MKB-bedrijven loopt de route via PDF-verklaringen+ KontoCSV sneller en goedkoper.
Gedetailleerde vergelijking van methoden
| Kriterium | PayPal CSV Officiële export Gratis | KontoCSV PDF-conversie Aanbevolen | PayPal API Voor ontwikkelaars Complex |
|---|---|---|---|
periode Maximale exporteerbare periode | Tot 12 maanden per export (gegevens tot 7 jaar) | Elk aantal maanden/jaren (met PDFs, typisch 7 jaar) | API: onbeperkt, SFTP: ca. 45 dagen |
compatibel met het Duitse DATEV-profiel Kan rechtstreeks in DATEV worden geïmporteerd | |||
formaat Duidelijkheid en structuur | Ruwe CSV (30+ kolommen) | DATEV/CSV gestructureerd | JSON/CSV |
Kosten Correcte tariefverdeling | Aparte lijnen | Correct toegewezen | Rijk aan details, moet in kaart worden gebracht |
Tijdsbesteding Tijd tot de voltooide CSV | ~10-20 minuten inclusief mapping | ~30 sec. | ~1-2 uur installatie |
Technische kennis Vereiste kennis | Geen | Geen | Programmering |
Kosten Prijsmodel | Gratis | Staffelprijzen vanaf 0,08 €/pagina | Ontwikkeling |
Automatisering Automatisch herhaalbaar | Handmatig | Batch-upload mogelijk | Automatiseerbaar |
PayPal CSV
Officiële export
KontoCSV
PDF-conversie
PayPal API
Voor ontwikkelaars
Hinweis: Alle Angaben basieren auf durchschnittlichen Werten. Die tatsächliche Zeitersparnis kann je nach Komplexität der Kontoauszüge variieren.
Stap voor stap: PayPal PDF converteren naar KontoCSV
Deel 1: PayPal PDF-rapport downloaden
Log in op PayPal
Log in op PayPal en ga naar “Activiteiten”
Bankafschriften openen
Klik rechtsboven “Rapporten” → “Rekeningafschriften” of direct aan paypal.com/reports/accountStatements
Selecteer maand
Selecteer maand of periode (bijvoorbeeld 01/2024, 02/2024…). Vraag eenvoudig een jaar lang elke 12 maanden aan.
PDF downloaden
Op “Verzoek” klik, even wachten en dan PDF downloaden. Bewaar bestanden lokaal (PayPal biedt ze doorgaans 7 jaar aan).
Deel 2: Converteren naar CSV met KontoCSV
PDF uploaden
Openen kontocsv.de en upload uw PayPal PDF-rapport (slepen en neerzetten of bestandsselectie)
Automatische conversie
KontoCSV analyseert automatisch het PayPal-rapport en extraheert alle transacties met AI (~30 sec/pagina)
CSV downloaden
Download het voltooide CSV-bestand. Het bestand is klaar voor gebruik voor:
- • DATEV-import
- • Lexware-import
- • sevDesk-import
- • Excel/Google Spreadsheets
- • Indiening door belastingadviseur
PayPal Zakelijke functies
PayPal Business-accounts hebben extra exportopties die relevant zijn voor bedrijven:
- ✓ Rapport voor het downloaden van activiteiten: CSV/PDF/TAB/QuickBooks, tot 12 maanden per export, data tot 7 jaar
- ✓ Maandelijkse en aangepaste overzichten: PDF Afstemming/jaarafsluitingen
- ✓ Rapporten over vergoedingen/terugbetalingen/terugboekingen: Gedetailleerde rapporten voor boeking en afstemming
- ✓ Meerdere valuta: Aparte rapporten per valuta/portemonnee
- • Transactie zoeken API: Programmatisch ophalen van transactiegeschiedenis
- • Transactiedetailrapport (SFTP): Dagelijkse CSV/TAB-bestanden, beschikbaar in de SFTP voor ca. 45 dagen
- • QuickBooks/connectoren: Automatische synchronisaties voor internationale boekhouding
- • Machtigingen: Rollen/werknemerstoegangen voor exporten
Verdere links: Activiteit downloadrapport · Transactie zoeken API · Transactiedetailrapport (SFTP)
Tip voor e-commerceretailers
Als u PayPal gebruikt voor online winkelbetalingen, download dan maandelijks Download uw PayPal PDF-rapporten en converteer ze met KontoCSV. Dit is hoe je het krijgtafgewerkt DATEV-/Lexware-CSV zonder kolomtoewijzing en kan volledige geïnde maanden/jaren aan de belastingadviseur doorgeven.
Importeer PayPal CSV in DATEV
Veel bedrijven willen PayPal-transacties importeren in DATEV. Hier zijn de stapsgewijze instructies:
Belangrijk: PayPal CSV vs. DATEV compatibele import
❌ PayPal CSV-export
De PayPal-CSV wel geen voltooide DATEV-indeling. Tarieven zijn aparte regels, datum- en decimaalformaten passen niet, kolomnamen variëren per taal. Importeren werkt alleen met handmatige mapping.
✅ KontoCSV-export
KontoCSV gemaakt compatibel met het Duitse DATEV-profiel CSV-bestanden: correct datum- en decimaalformaat, kosten toegewezen aan algemene boeking, importkolommen voorbereid voor DATEV, Lexware en sevDesk.
PayPal importeren naar DATEV:
- 1. PayPal PDF-rapport met KontoCSV converteren
- 2. Open DATEV → “Batchboekingen”
- 3. "Importeren" → "CSV-bestand" kiezen
- 4. Selecteer het KontoCSV-bestand
- 5. Kolomtoewijzing controleren (importprofiel eenmalig opslaan)
- 6. "Importeren" klik
- 7. Boekingen controleren en goedkeuren
Veelvoorkomende problemen en oplossingen
Probleem: PayPal CSV toont onjuiste bedragen in Excel
Oorzaak: PayPal gebruikt punt als decimaal scheidingsteken (1234.56), Excel verwacht komma (1234.56)
Oplossing: In Excel onder "Gegevens" → "Tekst in kolommen" → "Geavanceerd" → wijzig het decimaalteken in een punt. Of: gebruik KontoCSV (converteert automatisch naar Duits formaat).
Probleem: Kosten ontbreken of zijn onjuist
Oorzaak: PayPal CSV-export toont kosten als afzonderlijke transactierijen, niet als kolom
Oplossing: KontoCSV detecteert automatisch kosten en wijst deze toe aan de hoofdtransactie. De kolom “Vergoeding” is correct ingevuld.
Probleem: DATEV-import mislukt
Oorzaak: PayPal CSV-formaat is niet compatibel met het Duitse DATEV-profiel
Oplossing: Gebruik KontoCSV voor compatibel met het Duitse DATEV-profiele CSV-bestanden. KontoCSV maakt bestanden aan met de juiste DATEV-kolommen (boekingsdatum, verkoop, debet/credit, etc.).
Probleem: te veel kolommen in PayPal CSV
Oorzaak: PayPal CSV heeft meer dan 30 kolommen, waarvan er vele irrelevant zijn
Oplossing: KontoCSV reduceert tot relevante kolommen: datum, ontvanger, bedrag, vergoeding, doel, saldo. Duidelijk en gestructureerd.
Best practices voor PayPal-boekhouding
- 1.Maandelijks exporteren: Download elke maand PayPal PDF-rapporten
- 2.Converteren met KontoCSV: PDF's omzetten naar DATEV-CSV
- 3.Importeren in boekhouding: Gebruik een Duits DATEV/Lexware-exportprofiel
- 4.Archief PDF's: Bewaar originele PDFs GoBD-compatibel (8 jaar)
- →Bewaarplicht: PayPal-documenten als boekhouddocumenten 8 jaar, boeken/financiële verklaringen10 jaar, veel zakelijke brieven 6 jaar
- →Kosten aftrekken: PayPal-vergoedingen zijn bedrijfskosten
- →Back-up van gegevens: PayPal bevat doorgaans rapporten7 jaar voorheen – archiveer PDFs/CSVs bovendien lokaal
- →Omzetbelasting en valuta: PayPal toont geen BTW, documenteert vreemde valuta met wisselkoersen
Veelgestelde vragen
Activiteit downloaden: tot 12 maanden per rapport, gegevens tot 7 jaar met terugwerkende kracht (50.000 regels per CSV). Met PDF-verklaringen + KontoCSV: Voor zover u de PDF's hebt gearchiveerd (PayPal biedt ze doorgaans gedurende 7 jaar aan).
Er zijn twee methoden: 1) Activiteitendownloadrapport (CSV/PDF/TAB/QuickBooks) rechtstreeks in PayPal. 2) Download het bankafschrift PayPal PDF en converteer het naar een gestructureerde, compatibel met het Duitse DATEV-profiele CSV met behulp van KontoCSV.
De PayPal-CSV bevat meer dan 30 kolommen, interne statuscodes en vermeldt vaak kosten als hun eigen transactieregels. Voor de boekhouding heb je slechts een fractie daarvan nodig. KontoCSV verlaagt de kosten automatisch naar de relevante kolommen en brengt de kosten in kaart.
Technisch gezien wel, als u kolommen, datum- en decimale formaten toewijst aan het DATEV-schema (kosten koppelen aan het grootboek). KontoCSV levert kant-en-klare DATEV-CSV zonder handmatige mapping.
PayPal CSV-export: Raw-formaat, maximaal 12 maanden per export, kosten als afzonderlijke regels, limiet van 50.000 regels. KontoCSV: PDF-afschriften → voltooide DATEV-/Excel-CSV, kosten in kaart gebracht, meerdere maanden/jaren in één keer.
PayPal biedt QuickBooks/Quicken-formaten en connectoren. DATEV domineert voor het Duitse MKB - KontoCSV biedt de juiste CSV-indeling en doet de mapping voor u.
Conclusie: Welke methode is de juiste?
Onze duidelijke aanbeveling
Gebruik PayPal CSV export als...
- ✓ jij één snelle Excel/Sheets-export nodig hebben
- ✓ Je individuele maanden tot 12 maanden Exporteer en breng zelf kolommen in kaart
- ✓ Jij geen boekhoudsoftware gebruik
- ✓ 0€ kosten prioriteiten stellen en tijd vrijmaken voor handmatige controle
Gebruik KontoCSV als...
- ✓ Jij volledige maanden/jaren wilt exporteren zonder mapping
- ✓ Jij DATEV/Lexware/sevDesk gebruik
- ✓ Jij E-commerce detailhandelaar of veel boekingen hebben
- ✓ Jij professionele boekhouding doen
- ✓ Jij Wordt automatisch opgeladen toegewezen willen worden