Shopify Payments consolideert alle kaart- en portemonneebetalingen, trekt kosten af en stuurt een collectieve uitbetaling naar uw bankrekening. Voor de boekhouding heeft u echter de bruto-omzet, vergoedingen, terugbetalingen en betalingsdata afzonderlijk nodig - anders zijn de EÜR, P&L en BTW niet correct.
- Winkelomzet ≠ bankomzet (kosten/restituties ontbreken)
- Kosten niet gescheiden → Netto-omzet te hoog
- Terugbetalingen verschijnen niet in de BTW
- CSV wordt onjuist geopend in Excel (komma/Amerikaanse datum)
- Shopify Beheerder → Betalingen → Uitbetalingen → Exporteren.
- Exporteer saldotransacties (CSV) per uitbetaling of periode.
- Open CSV in Excel/Sheets correct met UTF-8, komma/puntkomma.
- Vergoedingen/terugbetalingen naar uw eigen rekeningen toewijzen (SKR03/04).
- Optioneel: Converteer PDF-uitbetalingen naar DATEV-CSV/EXTF met KontoCSV.
Dit is hoe Shopify Payments-uitbetalingen werken
Elke bestelling genereert transacties (batch, kosten, terugbetaling indien nodig). Deze komen terecht in de Shopify Payments balans (“Balans”). Met tussenpozen combineert Shopify de verschuldigde transacties in één uitbetaling. Daar ziet u de bruto-omzet, kosten, terugbetalingen/chargebacks en het nettobedrag dat naar de bankrekening gaat.
Shopify-rapporten gebruiken vaak de verkoopdatum (wanneer de aankoop plaatsvindt). Bij uitbetalingen wordt gebruik gemaakt van de uitbetalingsdatum (wanneer het geld op de bankrekening wordt gestort). Als u alleen het bankafschrift post, zijn er geen kosten en terugbetalingen - de netto-omzet zal te hoog zijn. Oplossing: Exporteer transactie-/uitbetalingsrapporten als CSV en breng ze overzichtelijk in kaart.
Exportopties in Shopify
Pad: Shopify Beheerder → Instellingen → Betalingen → Shopify Payments → Uitbetalingen bekijken → Transacties bekijken → Exporteren.
Inclusief uitbetalingsdatum, transactietype (kosten, terugbetaling, vergoeding, aanpassing), bruto, vergoeding, netto, valuta, referenties.
Basis voor het afzonderlijk boeken van kosten en restituties.
Rapporten zoals ‘Betalingen’ of ‘Financiënoverzicht’ bieden geaggregeerde informatie over betalingen, vergoedingen en terugbetalingen per periode.
Goed voor maandelijkse afstemming, maar de uitbetaling CSV is nauwkeuriger voor bankboekingen.
Abonnements-, app- of verzendkosten zijn afzonderlijke facturen en maken geen deel uit van de Shopify Payments-uitbetalingen.
Exporteer deze CSV afzonderlijk; ze vervangen de uitbetalingsexport niet.
Bankeer PDF met "SHOPIFY PAYMENTS ..." of PDF via Shopify/e-mail.
Kan niet worden geïmporteerd met ingebouwde tools – KontoCSV converteert PDF → CSV/DATEV.
Stap voor stap: Intrekking CSV
- Open Shopify Beheerder → Instellingen → Betalingen → Shopify Payments.
- Op Bekijk uitbetalingen klik, selecteer uitbetaling.
- Transacties bekijken geopend.
- Rechtsboven Exporteren → Saldotransacties → Selecteer een tijdsperiode (uitbetaling of datumbereik).
- formaat CSV selecteren, downloaden bestand (voor grote periodes per e-mail).
- Controleer de kolommen: Uitbetalingsdatum, Transactietype, Bruto, Kosten, Netto, Valuta, Order-/uitbetalings-ID.
Open CSV correct in Excel/Sheets
Om ervoor te zorgen dat de datum- en bedragformaten correct zijn, opent u CSV niet door te dubbelklikken:
- Excel → Gegevens → Van Tekst/CSV → Bestandsoorsprong UTF-8.
- Selecteer een scheidingsteken (Shopify meestal een komma; voor DATEV is een puntkomma later vaak zinvol).
- Kolomformaat instellen: Datum aan DD.MM.JJJJ, bedragen als een getal met een komma en 2 decimalen.
- Optioneel: Behoud het winkel-ID of uitbetalings-ID als extra kolom als er meerdere winkels zijn.
PDF-uitbetalingen met KontoCSV
Als u alleen PDF-bonnen heeft, kunt u deze binnen enkele seconden omzetten in een CSV- of een DATEV EXTF-bestand:
1. Upload PDF
Bijvoorbeeld upload “Shopify Payments Uitbetaling 2025-01-31.pdf” naar KontoCSV.
2. Selecteer exportprofiel
Vooraf gedefinieerd: DATEV, Lexware, Excel – of uw eigen kaartprofiel.
3. Controleren en exporteren
Controleer bruto, kosten en restituties afzonderlijk en exporteer vervolgens CSV/EXTF.
Mappen voor toeslagen, restituties en belastingen
SKR03: 4400 (19%), 8300 (7%), 4970 kosten
SKR04: 8400 (19%), 8336 (7%), 6825 kosten
OSS/derde land: aparte inkomstenrekening per land/belastingtarief.
Boek teruggaven als negatieve verkopen met de juiste btw.
Datum (betalingsdatum voor bankafstemming)
Bruto, vergoeding, netto afzonderlijk
Transactietype (kosten, terugbetaling, kosten, aanpassing)
Belastingtarief/belastingbedrag, valuta, bestel-/uitbetalings-ID
Bewaar account-/BU-sleutel per type (configureerbaar in KontoCSV).
Importeren in DATEV en andere tools
- DATEV Batchverwerking verwacht een EXTF-CSV (bestandsnaam bijv.
EXTF_ShopifyPayments_2025-01.csv). - Puntkomma als scheidingsteken, datum DD.MM.JJJJ, controleer de lengte van de grootboekrekening en het rekeningschema (SKR03/04).
- Andere systemen (Lexware, BuchhaltungsButler, sevDesk enz.) accepteren DATEV-CSV of hun eigen lay-outs - KontoCSV kan beide genereren.
- Voor collectieve uitbetalingen stelt u de individuele transacties vast als ontvangstbewijzen; Bewaar de uitbetaling PDF op een audit-proof manier.
Veelvoorkomende problemen en oplossingen
Veelgestelde vragen
Gezaghebbende links
Conclusie
Als u de uitbetaling CSV gebruikt of PDF's converteert via KontoCSV, ontvangt u een schone database: verkopen, kosten en terugbetalingen zijn gescheiden, komen overeen met de bankrekening en kunnen zonder enige bewerking in DATEV worden geïmporteerd. Resultaat: minder vragen van de belastingadviseur en een stressvrije maandafsluiting.