Kein Training ist nicht dasselbe wie Datenschutz, und DSGVO ist nicht dasselbe wie EU-Hosting
Bei sensiblen Kontoauszügen und Mandantendaten reicht die Frage 'Trainiert das Modell mit meinen Daten?' nicht aus. Für einen professionellen Einsatz müssen mindestens Vertragsgrundlage, Auftragsverarbeitung, Datenstandort, Verarbeitungsstandort, Aufbewahrung, Unterauftragnehmer und Zugriffsrechte getrennt geprüft werden.
Auch eine DSGVO-konforme Drittlandverarbeitung kann rechtlich möglich sein. Umgekehrt bedeutet eine Aussage wie 'kein Training' nicht, dass Daten in der EU gespeichert oder verarbeitet werden. Für Steuerkanzleien kommt zusätzlich die berufliche Verschwiegenheit hinzu.
Dieser Ratgeber stellt allgemeine Informationen dar und ist keine Rechtsberatung. Entscheidend sind der konkrete Einzelfall, der tatsächlich gebuchte Tarif und die aktuellen Vertragsunterlagen.
Drei Fragen, die immer getrennt beantwortet werden müssen
1. Werden Daten zum Training verwendet?
Das betrifft die spätere Nutzung von Eingaben und Ausgaben zur Modellverbesserung. Ein Opt-out oder Business-Tarif kann dieses Risiko reduzieren, sagt aber noch nichts über Datenresidenz.
2. Wo werden Daten gespeichert?
Data Residency beschreibt typischerweise den Speicherort von Kundendaten im Ruhezustand. Logs, Sicherheitskopien oder Metadaten können anderen Regeln folgen.
3. Wo werden Daten verarbeitet?
Inference Residency oder Processing Region betrifft die eigentliche Modell- und Serviceverarbeitung. PDF-Textextraktion, Routing, Sicherheit und Integrationen können außerhalb einer gewählten Inferenzregion stattfinden.
ChatGPT, Claude, Gemini und Langdock: aktueller Standortvergleich
Die Aussagen beziehen sich auf die offiziellen Anbieterinformationen mit Stand Oktober 2026. Entscheidend ist immer der tatsächlich gebuchte Tarif und die Workspace-Konfiguration.
| Dienst | Training | Speicherung | Verarbeitung | Einordnung |
|---|---|---|---|---|
| ChatGPT Business | Geschäftsdaten werden standardmäßig nicht zum Modelltraining verwendet. | Regionale Speicherung wird schrittweise ausgerollt. Bei einer Region außerhalb der USA bleiben Abuse-Monitoring-Daten in den USA, außerdem wird eine Kopie von Prompts und Antworten zeitlich begrenzt in den USA gespeichert. | Die gewählte Business-Speicherregion ist keine Inferenzresidenz und bestimmt nicht, wo Antworten berechnet werden. | Business ist damit nicht gleichbedeutend mit vollständiger EU-Datenhaltung und EU-Verarbeitung. |
| ChatGPT Enterprise / Edu | Geschäftsdaten werden standardmäßig nicht zum Modelltraining verwendet. | Für berechtigte Workspaces kann Europa als Speicherregion gewählt werden. | Für berechtigte Workspaces ist europäische GPU-Inferenz verfügbar. CPU-Schritte wie PDF-Textextraktion, Routing und Orchestrierung können trotzdem global erfolgen. | Stärker als Business, aber auch Inferenzresidenz bedeutet nicht, dass jeder Verarbeitungsschritt ausschließlich in Europa stattfindet. |
| Claude for Work / Enterprise | Kommerzielle Chats und API-Daten werden standardmäßig nicht zum Training verwendet. | Anthropic schreibt für seine kommerziellen Produkte ausdrücklich, dass Daten in den USA gespeichert werden. | Traffic kann standardmäßig in die USA, nach Europa, Asien oder Australien geroutet werden, sofern nichts anderes vereinbart oder konfiguriert ist. | Kein Training löst bei Claude die Frage der EU-Datenresidenz nicht. |
| Gemini / Google Workspace | Für qualifizierte Workspace-Angebote gelten zusätzliche Unternehmensschutzmechanismen, Workspace-Inhalte werden nicht ohne Erlaubnis außerhalb der Domain für Modelltraining genutzt. | Business Standard und Business Plus unterstützen eine Region für Daten im Ruhezustand. Gemini App sowie Workspace with Gemini Prompts und Antworten gehören zu den von Data Regions erfassten Daten. | Eine Verarbeitungsregion ist editionsabhängig. Google weist sie insbesondere für Enterprise Plus und bestimmte weitere Editionen aus, nicht allgemein für jeden Business-Tarif. | Bei Gemini muss die konkrete Workspace-Edition geprüft werden, Speicherung und Verarbeitung sind nicht dieselbe Funktion. |
| Langdock | Kundendaten werden laut Langdock nicht zum Training genutzt. | Langdock nennt Frankfurt, EU Data Boundary und grundsätzlich EU-Speicherung der Kundendaten. | Die meisten konfigurierbaren Modelle können vollständig in der EU betrieben werden. Aktiv ausgewählte globale Modelle können Inferenz außerhalb der EU durchführen. | Langdock ist für EU-orientierte Unternehmens-KI deutlich stärker positioniert, die konkrete Modellauswahl bleibt trotzdem relevant. |
| KontoCSV | KontoCSV ist ein zweckgebundener Konverter und kein allgemeiner Chat-Workspace. | KontoCSV nutzt europäische Infrastruktur mit Servern in Frankfurt. Dateien und Verlauf werden nach sieben Tagen automatisch gelöscht. | Die Verarbeitung ist auf den Konvertierungszweck begrenzt, mit separater Bankdaten-Validierung und Exportlogik. | Der Fokus liegt auf möglichst geringer Zweckbreite, begrenzter Aufbewahrung und buchhalterisch geprüften Ausgaben. |
Für deutsche Steuerberater kommt Berufsrecht zur DSGVO hinzu
Das ist mehr als eine allgemeine Datenschutzfrage. Steuerberater verarbeiten regelmäßig Informationen, die ihrer beruflichen Verschwiegenheit unterliegen.
§ 57 StBerG: Verschwiegenheit
Die Verschwiegenheitspflicht bezieht sich grundsätzlich auf alles, was dem Steuerberater in Ausübung seines Berufs bekannt geworden ist.
§ 62a StBerG: externe Dienstleister
Dienstleister müssen sorgfältig ausgewählt werden. Der Vertrag bedarf der Textform, muss Verschwiegenheit und die Begrenzung der Kenntnisnahme regeln. Weitere mitwirkende Personen müssen ebenfalls entsprechend verpflichtet werden.
Auslandsbezug nach § 62a StBerG
Bei Dienstleistungen im Ausland verlangt das Gesetz grundsätzlich einen mit Deutschland vergleichbaren Schutz der Geheimnisse. Datenschutzrechtliche Anforderungen gelten daneben weiter.
§ 203 StGB und DSGVO
Berufsgeheimnis und Datenschutz sind getrennte Ebenen. Zusätzlich sind insbesondere Auftragsverarbeitung, technische und organisatorische Maßnahmen sowie gegebenenfalls Drittlandtransfers zu prüfen.
Prüfliste vor dem Upload eines Mandanten-Kontoauszugs
- Ist der eingesetzte Account ein freigegebener Business- oder Enterprise-Workspace, oder nur ein privater Tarif?
- Gibt es einen passenden Vertrag beziehungsweise AVV/DPA und sind Unterauftragnehmer transparent?
- Ist Modelltraining für diese Daten ausgeschlossen oder kontrollierbar?
- Wo werden Datei, Prompt und Antwort gespeichert?
- Wo finden Modellinferenz, PDF-Textextraktion, Routing und Sicherheitsverarbeitung statt?
- Gibt es Drittlandtransfers und welche Garantien werden dafür verwendet?
- Wie lange werden Dateien, Logs und Sicherheitskopien aufbewahrt?
- Ist die Offenlegung gegenüber dem Dienstleister für den Zweck erforderlich und intern freigegeben?
- Wird das Ergebnis vor dem Buchhaltungsimport auf Vollständigkeit, Vorzeichen, Kontozuordnung und Salden geprüft?
Warum Kontoauszüge ein besonders sensibler KI-Use-Case sind
Kontoauszüge enthalten nicht nur den Namen des Mandanten. Sie zeigen Zahlungspartner, Gehälter, Versicherungen, Mieten, Spenden, Gesundheitsbezüge, Verwendungszwecke und wirtschaftliche Beziehungen. Schon eine einzige Datei kann deshalb eine sehr dichte personenbezogene Informationsquelle sein.
Bei einem Buchhaltungsworkflow kommt zur Vertraulichkeit die fachliche Integrität hinzu. Eine KI kann eine optisch plausible CSV erzeugen und trotzdem eine Buchung auslassen, einen Saldoübertrag als Umsatz interpretieren oder ein Vorzeichen verändern.
Was EU-Datenresidenz tatsächlich bedeutet
EU-Hosting kann mehrere unterschiedliche Zusagen meinen. Deshalb sollte nie nur das Marketingwort, sondern der konkrete Geltungsbereich geprüft werden.
ChatGPT Business: regionale Speicherung ist nicht automatisch regionale Inferenz. Bei einer Nicht-US-Region bleiben Abuse-Monitoring-Daten in den USA, außerdem wird laut OpenAI eine Kopie von Prompts und Antworten zeitlich begrenzt in den USA gehalten.
ChatGPT Enterprise/Edu: europäische Speicher- und GPU-Inferenzregionen sind für berechtigte Workspaces verfügbar. Bestimmte CPU-Schritte, zum Beispiel PDF-Textextraktion und Routing, können trotzdem außerhalb der Region stattfinden.
Claude kommerziell: Anthropic nennt ausdrücklich US-Speicherung und standardmäßig mögliches Routing über mehrere Weltregionen.
Google Workspace: Gemini Prompts und Antworten können von Data Regions erfasst sein. Ob zusätzlich die Verarbeitung regional gebunden werden kann, hängt von der Workspace-Edition ab.
Langdock: Anwendung und die meisten konfigurierbaren Modelle können in der EU betrieben werden. Global bereitgestellte Modelle müssen aktiv ausgewählt werden und können außerhalb der EU inferieren.
Wie KontoCSV den Use-Case enger fasst
KontoCSV ist kein allgemeiner KI-Arbeitsbereich, sondern ein zweckgebundener Konverter für Bank- und Zahlungsdokumente. Dateien werden nach sieben Tagen automatisch gelöscht.
Zusätzlich zur Extraktion prüft die Pipeline unter anderem Saldenbezug, signierte Buchungssumme, Seiten- und Statement-Scope, Multi-Account-Zuordnung und die Voraussetzungen für strikte Formate wie MT940 und CAMT.053.
Das reduziert weder die Verantwortung des Nutzers noch ersetzt es eine eigene rechtliche Prüfung. Es trennt aber den spezialisierten Bankdatenprozess von einem dauerhaft genutzten allgemeinen Chat-Workspace.
Offizielle Quellen
Anbieterbedingungen und Produktfunktionen ändern sich. Vor einer produktiven Einführung sollten immer die aktuellen Vertrags- und Datenschutzunterlagen geprüft werden.
Häufige Fragen
Darf ein Steuerberater Mandanten-Kontoauszüge in ChatGPT hochladen?
Das lässt sich nicht allein mit einem Ja oder Nein beantworten. Maßgeblich sind der konkrete Tarif, Vertrag und AVV, Trainings- und Aufbewahrungseinstellungen, Daten- und Verarbeitungsregion, Unterauftragnehmer, Drittlandtransfer sowie die berufsrechtliche Verschwiegenheit.
Reicht es aus, wenn KI-Daten nicht zum Training verwendet werden?
Nein. Training, Speicherung und Verarbeitung sind getrennte Fragen. Daten können außerhalb der EU gespeichert oder verarbeitet werden, obwohl sie nicht zum Training verwendet werden.
Ist Verarbeitung außerhalb der EU automatisch ein DSGVO-Verstoß?
Nein. Die DSGVO erlaubt Drittlandtransfers unter bestimmten Voraussetzungen und Garantien. Für Berufsgeheimnisträger können daneben zusätzliche Verschwiegenheitsanforderungen gelten.
Warum ist § 62a StBerG für KI-Dienstleister relevant?
Weil ein externer KI-Dienstleister Kenntnis von Informationen erhalten kann, die der beruflichen Verschwiegenheit unterliegen. Auswahl, Vertrag, Vertraulichkeit, notwendige Kenntnisnahme und Auslandsbezug sind deshalb relevant.
Kontoauszüge nicht nur extrahieren, sondern zweckgebunden verarbeiten
KontoCSV konzentriert sich auf Bank- und Zahlungsdokumente, löscht Dateien automatisch nach sieben Tagen und ergänzt die Extraktion um buchhalterische Plausibilitäts- und Saldenprüfungen.