Guida pratica
Preparare gli estratti conto PDF dei clienti per la contabilità
Molti clienti inviano estratti in PDF mentre la contabilità richiede righe strutturate. Per evitare errori, prima dell'importazione è necessario definire conto, periodo e formato accettato dal gestionale. Un CSV correttamente leggibile non è automaticamente compatibile con ogni software.
Preparare i documenti
Raccogliere gli estratti mensili completi per cliente e conto. Chiarire se serve un foglio di verifica o un file di importazione, quindi controllare separatori, colonne, date e segni; DATEV riguarda i flussi che ne richiedono il formato.
Procedura passo passo
1. Controllare le fonti
Associare ogni PDF al cliente, al conto e al mese. Individuare pagine mancanti e sovrapposizioni prima dell'estrazione, conservando i documenti originali.
2. Scegliere il formato
Convertire i dati leggibili in CSV o Excel e selezionare un profilo contabile quando pertinente. MT940 e CAMT.053 richiedono informazioni bancarie e saldi coerenti.
3. Verificare le righe
Confrontare date, importi, segni, controparti e causali multilinea con i documenti. Prestare attenzione ai PDF scansionati e ai formati numerici.
4. Provare e completare l'import
Testare un piccolo gruppo di righe verificate, poi importare i periodi necessari. Evitare duplicati e completare codifica contabile e abbinamento delle fatture.
Esempio illustrativo
Esempio fittizio: tre estratti dello stesso conto includono alcuni giorni sovrapposti. Le operazioni ripetute vanno individuate prima dell'importazione, altrimenti il libro contabile rischia doppie registrazioni.
Errori da evitare
- Non considerare ogni CSV automaticamente adatto al software di destinazione.
- Controllare segni e descrizioni di pagamento su più righe.
- Non duplicare movimenti già acquisiti da un feed bancario.
Risultato e passaggio successivo
Il flusso migliore distingue documentazione originale, conversione, verifica, importazione e contabilizzazione professionale.
Limiti della conversione
KontoCSV struttura i movimenti bancari riconoscibili, ma non effettua registrazioni fiscali, controlli professionali o riconciliazione automatica delle fatture.
Domande frequenti
È obbligatorio DATEV?
No. Dipende dal sistema di destinazione; CSV e Excel sono utili anche come formati intermedi.
Posso caricare più estratti?
Sì, anche in batch, controllando comunque conto e continuità temporale.