Per le aziende, digitalizzare gli estratti conto non è solo una questione di efficienza; obbligo legale. Dall'introduzione di GoBD (principi per la corretta gestione e archiviazione di libri, registri e documenti in formato elettronico), le aziende hanno dovuto digitalizzare la propria contabilità in modo a prova di audit.
In questa guida confrontiamo tutti i metodi per digitalizzare gli estratti conto, spieghiamo i requisiti legali e ti mostriamo come archiviare i tuoi estratti conto in modo conforme alla GoBD per i flussi tedeschi, se pertinente.
Cambiamento importante nel 2025
Da allora 1 gennaio 2025 Il periodo di conservazione dei documenti contabili (compresi gli estratti conto) è stato aumentato da 10 a 10 8 anni abbreviato (quarta legge sullo sgravio burocratico). Ciò vale sia per gli estratti conto cartacei che per quelli digitali.
Metodi a confronto
Esistono tre metodi principali per la gestione degli estratti conto: cartaceo, PDF e CSV. Ogni metodo ha i suoi vantaggi e svantaggi.
| Kriterium | carta | PDF | CSV Consigliato |
|---|---|---|---|
Conforme a GoBD Soddisfa i requisiti legali | ✓ (con sforzo) | ✓ | ✓ |
Valutabile a macchina Possibilità di elaborazione automatica | ✗ | ✗ | ✓ |
Requisiti di spazio Spazio di archiviazione fisico/digitale | Alto | Significa | Basso |
Ricercabilità Trova rapidamente le transazioni | Molto male | Significa | Molto buono |
Importazione DATEV Importazione diretta in contabilità | ✗ | ✗ | ✓ |
Dispendio di tempo Lavoro manuale tramite estratto conto | Molto alto | Alto | Basso |
Costi Costi correnti | Sala archivio | Stoccaggio | Minimo |
carta
CSV
Hinweis: Alle Angaben basieren auf durchschnittlichen Werten. Die tatsächliche Zeitersparnis kann je nach Komplexität der Kontoauszüge variieren.
Metodo 1: estratti conto cartacei
Il metodo classico: gli estratti conto vengono ricevuti dalla banca in forma cartacea e archiviati in cartelle.
- ✓ Nessuna infrastruttura tecnica richiesta
- ✓ Fisicamente tangibile e familiare
- ✓ Nessuna dipendenza dal software
- ✓ Documento originale disponibile
- ✗ Elevato fabbisogno di spazio (sala archivio)
- ✗ Ricerca che richiede tempo
- ✗ Nessuna valutazione della macchina
- ✗ Pericolo di incendio, acqua, perdita
- ✗ È richiesta la prenotazione manuale
- ✗ Elevati costi del personale
Importante per l'archiviazione cartacea
È inoltre necessario soddisfare i requisiti GoBD per l'archiviazione cartacea:
- • Archiviazione organizzata: Cronologico e comprensibile
- • Protezione contro le perdite: Armadi ignifughi, assicurazione
- • Controllo degli accessi: Solo persone autorizzate
- • Periodo di conservazione: 8 anni (dal 2025)
Metodo 2: istruzioni PDF
Gli estratti conto vengono scaricati dalla banca come file PDF o gli estratti conto cartacei scansionati vengono salvati come PDF.
- ✓ Nessuno spazio fisico richiesto
- ✓ Facile archiviazione e backup
- ✓ Ricerca più veloce rispetto alla carta
- ✓ Conforme a GoBD (con archiviazione adeguata)
- ✓ Protezione contro i danni fisici
- ✓ Offerto dalla maggior parte delle banche
- ✗ Nessuna valutazione della macchina
- ✗ È richiesta la prenotazione manuale
- ✗ Nessuna importazione diretta da DATEV
- ✗ Estrazione dei dati che richiede molto tempo
- ✗ Soggetto a errori durante il trasferimento manuale
Metodo 3: istruzioni CSV (consigliato)
Gli estratti conto vengono convertiti in file strutturati CSV che possono essere importati direttamente nel software di contabilità.
- ✓ Può essere valutato automaticamente
- ✓ Importazione diretta DATEV/Lexware
- ✓ Investimento di tempo minimo
- ✓ Nessuna prenotazione manuale
- ✓ Requisiti di stoccaggio minimi
- ✓ Perfettamente ricercabile
- ✓ Conforme a GoBD
- ✓ Minimizzazione degli errori
- ✗ Conversione richiesta (una tantum)
- ✗ Non tutte le banche offrono CSV
- ✗ La comprensione tecnica è utile
Perché CSV è la scelta migliore
I file CSV offrono il perfetto equilibrio tra certezza giuridica ed efficienza:
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Requisiti legali (GoBD)
Gli GoBD (Principi per la corretta gestione e conservazione dei libri, dei registri e dei documenti in formato elettronico) regolano le modalità con cui le aziende devono conservare in formato digitale le proprie scritture contabili.
- Tracciabilità: Tutte le prenotazioni devono essere tracciabili
- Immutabilità: Nessuna modifica successiva senza un rapporto
- Completezza: Tutte le transazioni commerciali devono essere registrate
- Tempestività: Registrazione tempestiva (max. 10 giorni)
- Ordine: Classificazione e archiviazione sistematica
- Disponibilità: Leggibile e valutabile in qualsiasi momento
- ✓ È necessario effettuare gli estratti conto tempestivamente (entro 10 giorni).
- ✓ L'archiviazione digitale è un must immutabile essere (ad esempio memoria WORM)
- ✓ Tutti gli estratti conto bancari devono completamente essere archiviato
- ✓ Accesso solo per persone autorizzate
- ✓ Documentazione procedurale deve essere presente
- ✓ Tutto deve essere fatto durante un audit disponibile immediatamente essere
Obbligo di conservazione
Nuovo periodo di conservazione dal 2025
Da allora 1 gennaio 2025 si applica un periodo di conservazione ridotto:
Quando inizia il periodo di conservazione?
Inizia il periodo di conservazione no nel giorno della creazione, ma solo con il Fine dell'anno solare.
Esempio:
📅 Estratto conto creato: 15 marzo 2024
🗓️ La scadenza inizia: 1 gennaio 2025
⏰ La scadenza scade: 31 dicembre 2032 (8 anni)
Quindi devi conservare l'estratto conto fino alla fine del 2032!
Archiviazione a prova di audit
L'archiviazione a prova di audit significa che i vostri estratti conto vengono archiviati in modo tale da poter soddisfare i requisiti di un audit.
Una volta salvati, gli estratti conto non potranno più essere modificati. Utilizza l'archiviazione WORM (Write Once, Read Many) o sistemi di archiviazione speciali.
Solo le persone autorizzate possono avere accesso agli estratti conto archiviati. Registra tutti gli accessi.
Gli estratti conto devono essere sempre leggibili e valutabili. I backup regolari sono obbligatori.
Sistemi di archiviazione consigliati
- ✓ Archiviazione nel cloud: Archiviazione Lexware, DATEV DMS
- ✓ Sistemi locali: DocuWare, Ufficio digitale ELO
- ✓ Soluzioni ibride: Combinazione di cloud e locale
Migliori pratiche
- 1. Scarica gli estratti conto mensilmente
- 2. Converti in CSV (con KontoCSV)
- 3. Importazione nel software di contabilità
- 4. Archiviare in modo a prova di audit
- 5. Distruggere gli originali (PDF/carta).
- ✓ Download automatico della banca (FinAPI, EBICS)
- ✓ Conversione automatica CSV
- ✓ Importazione automatica DATEV
- ✓ Archiviazione automatica
- ✓ Regola 3-2-1: 3 copie, 2 multimediali, 1 esterno
- ✓ Backup giornalieri
- ✓ Test di recupero regolari
- ✓ Archiviazione crittografata
- ✓ Creare la documentazione del processo
- ✓ Definire le responsabilità
- ✓ Processi documentali
- ✓ Aggiornare regolarmente
Domande frequenti
No, dal 2025 la conservazione digitale è pienamente conforme alla GoBD per i flussi tedeschi, se pertinente. Non è più necessario conservare gli estratti conto cartacei dopo averli digitalizzati a prova di revisione.
PDF è un formato immagine per persone, CSV è un formato dati strutturati per macchine. CSV può essere importato direttamente nel software di contabilità, PDF no.
8 anni (dal 1 gennaio 2025, in precedenza 10 anni). Il termine decorre dalla fine dell'anno civile in cui è stato redatto l'estratto conto.
Sì, puoi scansionare vecchi estratti conto cartacei e salvarli come PDF o CSV. L’archiviazione a prova di audit è importante.
Le violazioni possono comportare multe, imposte arretrate e, nel peggiore dei casi, la cancellazione dell'intera contabilità.
In media circa 30 secondi per lato. Un estratto conto di 10 pagine è pronto in circa 5 minuti.
Conclusione e raccomandazione
- ✓ Carta: Obsoleto, impegno elevato, non consigliato
- ✓ PDF: Meglio della carta, ma nessuna valutazione automatica
- ✓ CSV: Ideale per la contabilità moderna, conforme alla GoBD per i flussi tedeschi, se pertinente, efficiente
- ✓ Periodo di conservazione: 8 anni (dal 2025)
- ✓ Requisiti GoBD: Immutabilità, completezza, disponibilità
- ✓ Migliori pratiche: Flusso di lavoro automatizzato con conversione CSV