Guía práctica
Preparar extractos PDF de clientes para importar en contabilidad
Los clientes suelen facilitar extractos en PDF mientras la asesoría necesita movimientos estructurados. Antes de importarlos conviene precisar el período, la cuenta y el formato que acepta el sistema receptor. Los archivos CSV no son universales: separadores, columnas y signos pueden variar.
Preparación de documentos
Recopilar los extractos mensuales completos por cliente y cuenta. Definir si se necesita una tabla de revisión o un fichero para importar. Revisar requisitos de fecha, signo, separador y perfil; DATEV es relevante cuando el destino utiliza ese ecosistema.
Paso a paso
1. Revisar la documentación
Clasificar los PDF por cliente, cuenta y mes. Identificar páginas ausentes, duplicados o períodos superpuestos antes de generar los movimientos.
2. Convertir al formato pertinente
Extraer las operaciones legibles a CSV o Excel. Cuando corresponda, elegir un perfil contable compatible; MT940 y CAMT.053 requieren datos bancarios y saldos completos.
3. Contrastar las operaciones
Cotejar fechas, importes, signos, contraparte y conceptos de varias líneas con el extracto original. Prestar especial atención a los documentos escaneados.
4. Probar la importación y contabilizar
Introducir primero una muestra revisada en el sistema contable. Evitar operaciones duplicadas y realizar después la codificación y conciliación con facturas.
Ejemplo ilustrativo
Ejemplo ficticio: un cliente entrega varios extractos y dos contienen movimientos de los mismos días. Antes de importar hay que detectar esas operaciones para que no se registren dos veces.
Errores frecuentes
- No dar por hecho que cualquier CSV será compatible con el programa receptor.
- Comprobar los importes negativos y la orientación de cargos y abonos.
- No duplicar movimientos ya recibidos mediante una conexión bancaria.
Resultado y siguientes pasos
Un proceso sólido separa la extracción, la verificación con la fuente y el trabajo de contabilidad. Los extractos originales deben conservarse.
Límites de la conversión
KontoCSV convierte datos bancarios legibles; no categoriza automáticamente facturas ni realiza declaraciones fiscales o una revisión profesional de la contabilidad.
Preguntas frecuentes
¿Es necesario usar DATEV?
No. Hay que elegir el formato admitido por el programa utilizado; CSV y Excel también sirven para revisar datos.
¿Puedo tratar varios PDF?
Sí, pero conviene conservar la separación por cuenta y controlar posibles solapamientos.