Praxisanleitung
PDF-Kontoauszüge von Mandanten für CSV, Excel und DATEV vorbereiten
Mandanten senden Kontoauszüge häufig als PDF statt als elektronischen Bankexport. Damit Buchhaltungsservices die Transaktionen weiterverarbeiten können, sollten zuerst Konten und Zeiträume eindeutig feststehen. Nicht jeder Import benötigt dasselbe Format: Für die Sichtprüfung genügt oft Excel, für Buchungsprozesse gelten die Vorgaben des Zielsystems.
Vorbereitung und benötigte Unterlagen
Pro Mandant und Konto die vollständigen Monats-PDFs sammeln, den relevanten Zeitraum festlegen und im Buchhaltungssystem klären, ob ein Bankimport, eine CSV-Tabelle oder ein DATEV-spezifisches Profil benötigt wird. Auch das verwendete Trennzeichen, Datumsformat und die Behandlung der Vorzeichen können wichtig sein.
Schritt für Schritt
1. Mandantenunterlagen auf Vollständigkeit prüfen
Jede Datei dem richtigen Mandanten, Konto und Monat zuordnen. Auszugsnummern und Seitenfolge prüfen, fehlende Teile nachfordern und überlappende Zeiträume kennzeichnen. Insbesondere bei mehreren Bankkonten verhindern klare Bezeichnungen spätere Fehlbuchungen.
2. Passende strukturierte Daten erzeugen
Kontoauszüge als PDF hochladen und in CSV oder Excel konvertieren. Wenn die nachgelagerte Verarbeitung es verlangt und die nötigen Daten vorliegen, ein geeignetes Buchhaltungs- beziehungsweise DATEV-Exportprofil wählen. Die Wahl des Profils ersetzt keine Formatabstimmung mit dem Zielsystem.
3. Buchungsinformationen verifizieren
Buchungsdatum, Umsatzbetrag, Soll/Haben-Richtung, Zahlungspartner, Verwendungszweck und verfügbare Referenzen mit dem Bank-PDF vergleichen. Bei gescannten oder beschädigten Dokumenten besonders sorgfältig prüfen; die Originale bleiben maßgeblich.
4. Import testen und fachlich buchen
Zunächst einen kleinen Zeitraum oder einen kontrollierten Beispieldatensatz im Buchhaltungssystem testen. Danach den vollständigen Import durchführen, Doppelbuchungen vermeiden und die Transaktionen nach dem eigenen Kontenrahmen kontieren und mit Belegen abgleichen.
Durchgerechnetes Praxisbeispiel
Fiktives Beispiel: Ein Mandant schickt drei PDFs für dasselbe Geschäftskonto. Der zweite Auszug überschneidet sich um zwei Tage mit dem ersten. Vor dem Import werden die Zeiträume abgeglichen, damit die zwei doppelt gelieferten Umsätze nicht zweimal in der Buchhaltung erscheinen.
Typische Fehler vermeiden
- Ein PDF-Export ist nicht automatisch ein von DATEV direkt akzeptiertes Bankformat; das konkrete Importprofil vorher prüfen.
- Mehrzeilige Verwendungszwecke, getrennte Soll-/Haben-Spalten und negative Beträge nachkontrollieren.
- Konvertierte Umsätze nicht mit bereits importierten Bankbuchungen doppelt erfassen.
Ergebnis und nächster Schritt
Ein verlässlicher Prozess trennt die technische Datenerfassung von der Buchhaltung: zuerst vollständige Originaldokumente, dann kontrollierter Export, anschließend definierter Import und fachliche Kontierung.
Grenzen der Konvertierung
KontoCSV konvertiert auslesbare Transaktionsdaten, führt aber weder automatische Kontierung noch steuerliche Prüfung durch. Für MT940 und CAMT.053 sind zusätzliche Bank- und Saldendaten erforderlich; bei unvollständigen Unterlagen kann ein CSV-Export geeigneter sein.
Häufige Fragen
Ist DATEV für jeden Mandanten die richtige Wahl?
Nein. Maßgeblich ist der tatsächlich genutzte Importweg. CSV oder Excel eignen sich auch zur Kontrolle oder als Zwischenformat.
Kann ich mehrere PDFs eines Mandanten zusammen verarbeiten?
Mehrere Dokumente lassen sich im Batch bearbeiten. Prüfen Sie dennoch Konto- und Zeitraumzuordnung sowie mögliche Überschneidungen vor der Übernahme.