In Kanzleien ist der Engpass selten der eigentliche Import, sondern die vorgelagerte Aufbereitung der PDF-Kontoauszüge aus verschiedenen Mandantenkonten.
Ein sauberer Batch-Workflow mit einheitlichen Exportprofilen reduziert Nacharbeit, beschleunigt Monatsabschlüsse und schafft reproduzierbare Datenqualität.
Kurz zusammengefasst:
- PDF-Kontoauszüge sind meist die stabilste Quelle für konsistente Imports.
- Der strukturierte Workflow reduziert manuelle Nacharbeit bei wiederkehrenden Läufen.
- CSV, Excel, DATEV und Lexware lassen sich im gleichen Prozess bedienen.
3 Methoden im Überblick
KontoCSV
PDF-zu-CSV mit klarer Feldstruktur für wiederholbare Imports.
Typisch ~30 Sek. pro Seite
Online-Banking Export
Nativ und kostenlos, aber je nach Zeitraum/Layout eingeschränkt.
Typisch ~10 Min.
Manuelle Erfassung
Für Ausnahmefälle nutzbar, aber bei mehreren Seiten fehleranfällig.
Typisch ~5 Min. pro Seite
Methode 1: KontoCSV (Empfohlen)
- Automatische Erkennung banktypischer PDF-Strukturen
- Einheitliche Spaltenstruktur für wiederkehrende Monatsläufe
- Profilwahl für CSV, Excel, DATEV und Lexware
- Weniger manuelle Korrekturen in Folgeprozessen
- Für beste Ergebnisse die Original-PDFs verwenden
- Bei Mischwährungen Zielprofil bewusst auswählen
- Vor finalem Import kurze Plausibilitätsprüfung einplanen
Methode 2: Export im Online-Banking
Typischer Ablauf:
- Im Online-Banking anmelden und Konto öffnen
- Zeitraum festlegen und Exportbereich aufrufen
- Datei exportieren und Struktur im Zielsystem prüfen
Nativ exportierte Dateien sind nicht immer für jeden Zeitraum und jede Auszugsvariante identisch. Für stabile Workflows mit PDF-Quellen ist ein standardisierter PDF-zu-CSV-Prozess häufig robuster.
Methode 3: Manuelle Erfassung
Manuelle Übertragung ist bei Einzelbelegen möglich, skaliert aber schlecht. Mit jeder zusätzlichen Seite steigt das Risiko für Fehler bei Datum, Vorzeichen, Betrag und Saldenlogik.
Methodenvergleich
KontoCSV
Schnell, konsistent, gut für wiederkehrende Prozesse.
Banking-Export
Kostenlos, aber häufig mit Format- und Zeitraumbeschränkungen.
Manuell
Nur für kleine Ausnahmen, nicht für laufende Buchhaltung geeignet.
Schritt-für-Schritt mit KontoCSV
1. Mandantenunterlagen sammeln
PDF-Kontoauszüge je Mandant und Zeitraum gebündelt bereitstellen und klar benennen.
2. In KontoCSV konvertieren
PDF-Dateien hochladen, passendes Zielprofil wählen (z. B. DATEV) und Exporte erzeugen.
3. Import in DATEV vorbereiten
Dateien pro Mandant importieren und Feldzuordnung einmalig standardisieren.
4. Abgleich und Freigabe
Summen/Salden stichprobenartig prüfen und Importlauf für den Folgemonat als Vorlage verwenden.
Besonderheiten & Best Practices
Empfohlene Praxis für stabile Imports:
- Dateien pro Zeitraum konsistent benennen (z. B. Konto_YYYY-MM).
- Vor dem Finalimport Datum, Betrag, Vorzeichen und Saldo stichprobenartig prüfen.
- Für wiederkehrende Läufe immer dasselbe Zielprofil verwenden.
- Pro Mandant einheitliche Ordner- und Dateinamenschemata verwenden.
- Bei wiederkehrenden Imports feste DATEV-Profile speichern.
- Abweichungen immer zuerst auf fehlende Seiten oder falsche Zeiträume prüfen.
Häufige Fragen
Ja. Mit klarer Dateistruktur und festen Profilen lässt sich der Prozess sauber parallelisieren.
Ja. KontoCSV ist auf PDF-Kontoauszüge ausgelegt und erstellt strukturierte Exportdateien für den Import.
CSV, Excel, DATEV und Lexware.
Durch feste Profile, standardisierte Dateinamen und einen wiederholbaren Monatsprozess.