Bei MT940 ist der wichtigste Punkt: Dateiart und Importweg sauber trennen. MT940 ist ein strukturiertes SWIFT-Textformat, während KontoCSV auf PDF-Kontoauszüge spezialisiert ist.
Wenn Sie bereits MT940-Dateien haben, importieren Sie diese direkt im Zielsystem. Wenn nur PDF-Auszüge vorliegen, kann KontoCSV daraus strukturierte Exporte wie MT940, CSV, Excel, DATEV/Lexware oder CAMT.053 V8 erzeugen.
Kurz zusammengefasst:
- PDF-Kontoauszüge sind meist die stabilste Quelle für konsistente Imports.
- Der strukturierte Workflow reduziert manuelle Nacharbeit bei wiederkehrenden Läufen.
- CSV, Excel, DATEV und Lexware lassen sich im gleichen Prozess bedienen.
3 Methoden im Überblick
KontoCSV
PDF-zu-CSV mit klarer Feldstruktur für wiederholbare Imports.
Typisch ~30 Sek. pro Seite
Online-Banking Export
Nativ und kostenlos, aber je nach Zeitraum/Layout eingeschränkt.
Typisch ~10 Min.
Manuelle Erfassung
Für Ausnahmefälle nutzbar, aber bei mehreren Seiten fehleranfällig.
Typisch ~5 Min. pro Seite
Methode 1: KontoCSV (Empfohlen)
- Automatische Erkennung banktypischer PDF-Strukturen
- Einheitliche Spaltenstruktur für wiederkehrende Monatsläufe
- Profilwahl für CSV, Excel, DATEV und Lexware
- Weniger manuelle Korrekturen in Folgeprozessen
- Für beste Ergebnisse die Original-PDFs verwenden
- Bei Mischwährungen Zielprofil bewusst auswählen
- Vor finalem Import kurze Plausibilitätsprüfung einplanen
Methode 2: Export im Online-Banking
Typischer Ablauf:
- Im Online-Banking anmelden und Konto öffnen
- Zeitraum festlegen und Exportbereich aufrufen
- Datei exportieren und Struktur im Zielsystem prüfen
Nativ exportierte Dateien sind nicht immer für jeden Zeitraum und jede Auszugsvariante identisch. Für stabile Workflows mit PDF-Quellen ist ein standardisierter PDF-zu-CSV-Prozess häufig robuster.
Methode 3: Manuelle Erfassung
Manuelle Übertragung ist bei Einzelbelegen möglich, skaliert aber schlecht. Mit jeder zusätzlichen Seite steigt das Risiko für Fehler bei Datum, Vorzeichen, Betrag und Saldenlogik.
Methodenvergleich
KontoCSV
Schnell, konsistent, gut für wiederkehrende Prozesse.
Banking-Export
Kostenlos, aber häufig mit Format- und Zeitraumbeschränkungen.
Manuell
Nur für kleine Ausnahmen, nicht für laufende Buchhaltung geeignet.
Schritt-für-Schritt mit KontoCSV
1. Eingangsformat prüfen
Unterscheiden Sie zwischen MT940-Datei und PDF-Kontoauszug, bevor Sie mit dem Import starten.
2. PDF-Auszug mit KontoCSV konvertieren
PDF hochladen, Zielformat auswählen und den strukturierten Export als MT940, CSV, Excel oder Buchhaltungsprofil herunterladen.
3. Import im Zielsystem vorbereiten
MT940 für banknahe Imports, CSV/Excel für Tabellenarbeit oder DATEV/Lexware-Profile für Buchhaltung und Kanzleien verwenden.
4. Qualitätskontrolle abschließen
Summen, Salden und Vorzeichen mit dem Originalauszug vergleichen.
Besonderheiten & Best Practices
Empfohlene Praxis für stabile Imports:
- Dateien pro Zeitraum konsistent benennen (z. B. Konto_YYYY-MM).
- Vor dem Finalimport Datum, Betrag, Vorzeichen und Saldo stichprobenartig prüfen.
- Für wiederkehrende Läufe immer dasselbe Zielprofil verwenden.
- Für Monatsabschlüsse feste Zeiträume und konsistente Dateinamen verwenden.
- KontoCSV kann auch PDF-Dateien mit mehreren Konten, unterschiedlichen Kontoinhabern oder getrennten Kontoabschnitten strukturiert vorbereiten.
- Vor dem produktiven Lauf einen kurzen Testimport mit 1-2 Seiten durchführen.
- Für Steuerkanzleien sind feste Exportprofile hilfreich, wenn Mandanten PDF-Kontoauszüge statt Bankdateien liefern.
Häufige Fragen
Nein. KontoCSV ist für PDF-Kontoauszüge ausgelegt. Es kann aus PDF-Daten MT940 exportieren, vorhandene MT940-Dateien importieren Sie direkt im Zielsystem.
Viele Teams mischen die Begriffe. Der Guide klärt, welcher Importweg für welches Format korrekt ist.
CSV, Excel, DATEV/Lexware-Profile, MT940 und CAMT.053 V8.
MT940 passt zu banknahen oder ERP-nahen Importstrecken. CSV und Excel sind besser, wenn Sie die Daten zuerst prüfen, filtern oder tabellarisch weiterbearbeiten möchten.
Ja, insbesondere mit festen Exportprofilen und standardisierten Prüfungen pro Lauf.