Guide pratique
Préparer les relevés bancaires PDF des clients pour la comptabilité
Les clients transmettent parfois leurs extraits bancaires sous forme de PDF alors que la comptabilité attend des mouvements structurés. Avant d'importer, il faut définir le compte, la période et le format réellement accepté par le logiciel. Un CSV lisible n'est pas nécessairement directement compatible.
Préparer les documents
Rassembler les relevés mensuels complets pour chaque client. Définir si l'objectif est une vérification sur Excel ou un import comptable. Identifier les règles de colonnes, dates, séparateurs et signes du logiciel cible ; DATEV peut concerner certains dossiers allemands.
Étapes pratiques
1. Vérifier les documents
Relier chaque PDF au bon client, compte et mois. Détecter les pages absentes, périodes identiques et chevauchements avant de produire un tableau.
2. Choisir un export adapté
Convertir les PDF lisibles vers CSV ou Excel. Utiliser un profil comptable compatible si nécessaire ; les formats MT940 et CAMT.053 exigent des informations bancaires et des soldes suffisamment complets.
3. Contrôler les lignes
Comparer dates, montants, signe, bénéficiaires et motifs avec les originaux. Porter une attention particulière aux libellés sur plusieurs lignes et aux PDF numérisés.
4. Tester l'import puis comptabiliser
Essayer d'abord un petit échantillon validé dans le logiciel. Prévenir les doublons, puis effectuer l'imputation et le rapprochement avec les factures et justificatifs.
Exemple illustratif
Exemple fictif : un client fournit trois relevés, dont deux reprennent les derniers jours du même mois. Les mouvements concernés doivent être identifiés avant import afin d'éviter des écritures en double.
Erreurs à éviter
- Ne pas supposer qu'un CSV générique correspond à tout logiciel de comptabilité.
- Contrôler les signes débit/crédit et les libellés de paiement longs.
- Éviter l'import en double lorsque la banque transmet déjà les opérations.
Résultat et suite
Une méthode fiable distingue conversion technique, contrôle des sources et décision comptable. Les documents bancaires originaux restent la référence.
Limites de la conversion
KontoCSV structure les mouvements bancaires visibles ; il ne réalise ni imputations automatiques, ni contrôle fiscal, ni validation des factures.
Questions fréquentes
DATEV est-il nécessaire dans tous les cas ?
Non. Le choix dépend de l'outil utilisé ; CSV et Excel peuvent servir de formats intermédiaires.
Plusieurs relevés peuvent-ils être traités ?
Oui, par lot. Chaque compte et période doit toutefois être contrôlé avant consolidation.