Pour les entreprises, la digitalisation des relevés bancaires n’est pas seulement une question d’efficacité ; obligation légale. Depuis l'introduction du GoBD (principes pour la bonne gestion et le stockage des livres, registres et documents sous forme électronique), les entreprises ont dû numériser leur comptabilité de manière à l'épreuve des audits.
Dans ce guide, nous comparons toutes les méthodes de numérisation des extraits de compte, expliquons les exigences légales et vous montrons comment archiver vos extraits de compte de manière conforme à GoBD.
Changement important en 2025
Depuis lors 1 janvier 2025 La durée de conservation des documents comptables (y compris les relevés bancaires) a été augmentée de 10 8 ans raccourci (Quatrième Loi sur l’allègement de la bureaucratie). Cela s’applique aussi bien aux relevés papier que numériques.
Comparaison des méthodes
Il existe trois méthodes principales de gestion des relevés bancaires : papier, PDF et CSV. Chaque méthode a ses avantages et ses inconvénients.
| Kriterium | papier | PDF | CSV Recommandé |
|---|---|---|---|
Conforme GoBD Répond aux exigences légales | ✓ (avec effort) | ✓ | ✓ |
Évaluable par machine Traitement automatique possible | ✗ | ✗ | ✓ |
Besoin d'espace Espace de stockage physique/numérique | Élevé | Moyens | Faible |
Possibilité de recherche Trouvez rapidement des transactions | Très mauvais | Moyens | Très bien |
Importation DATEV Importation directe en comptabilité | ✗ | ✗ | ✓ |
Dépense de temps Travail manuel par relevé bancaire | Très élevé | Élevé | Faible |
Coûts Coûts permanents | Salle des archives | Stockage | Minime |
papier
CSV
Hinweis: Alle Angaben basieren auf durchschnittlichen Werten. Die tatsächliche Zeitersparnis kann je nach Komplexität der Kontoauszüge variieren.
Méthode 1 : relevés bancaires papier
La méthode classique : les relevés de compte sont obtenus auprès de la banque sous forme papier et archivés dans des dossiers.
- ✓ Aucune infrastructure technique requise
- ✓ Physiquement tangible et familier
- ✓ Aucune dépendance vis-à-vis des logiciels
- ✓ Document original disponible
- ✗ Encombrement élevé (salle d'archives)
- ✗ Recherche fastidieuse
- ✗ Aucune évaluation de la machine
- ✗ Risque d'incendie, d'eau, de perte
- ✗ Réservation manuelle requise
- ✗ Coûts de personnel élevés
Important pour l'archivage papier
Vous devez également répondre aux exigences GoBD en matière d'archivage papier :
- • Stockage organisé : Chronologique et compréhensible
- • Protection contre la perte : Armoires ignifuges, assurance
- • Contrôle d'accès : Personnes autorisées uniquement
- • Durée de conservation : 8 ans (depuis 2025)
Méthode 2 : instructions PDF
Les relevés bancaires sont téléchargés depuis la banque sous forme de fichiers PDF ou les relevés papier numérisés sont enregistrés sous forme de PDF.
- ✓ Aucun espace physique requis
- ✓ Stockage et sauvegarde faciles
- ✓ Recherche plus rapide que le papier
- ✓ Conforme GoBD (avec archivage approprié)
- ✓ Protection contre les dommages physiques
- ✓ Proposé par la plupart des banques
- ✗ Aucune évaluation de la machine
- ✗ Réservation manuelle requise
- ✗ Pas d'importation directe de DATEV
- ✗ Extraction de données fastidieuse
- ✗ Sujet aux erreurs lors du transfert manuel
Méthode 3 : instructions CSV (recommandée)
Les relevés bancaires sont convertis en fichiers structurés CSV pouvant être importés directement dans un logiciel de comptabilité.
- ✓ Peut être évalué automatiquement
- ✓ Importation directe DATEV/Lexware
- ✓ Investissement de temps minimal
- ✓ Pas de réservation manuelle
- ✓ Exigences de stockage les plus faibles
- ✓ Parfaitement consultable
- ✓ Conforme GoBD
- ✓ Minimisation des erreurs
- ✗ Conversion requise (une fois)
- ✗ Toutes les banques ne proposent pas le CSV
- ✗ Compréhension technique utile
Pourquoi le CSV est le meilleur choix
Les dossiers CSV offrent l’équilibre parfait entre sécurité juridique et efficacité :
Au lieu de 5 minutes/page, seulement ~30 secondes
Tarifs dégressifs : 0,16 € - 0,08 €/page
Exigences légales (GoBD)
Les GoBD (Principes pour la bonne gestion et le stockage des livres, registres et documents sous forme électronique) réglementent la manière dont les entreprises doivent tenir leurs registres comptables sous forme numérique.
- Traçabilité : Toutes les réservations doivent être traçables
- Immuabilité : Aucune modification ultérieure sans rapport
- Complétude : Toutes les transactions commerciales doivent être enregistrées
- Actualité : Enregistrement en temps opportun (max. 10 jours)
- Commande : Classement et archivage systématique
- Disponibilité : Lisible et évaluable à tout moment
- ✓ Les relevés de compte doivent être faits rapidement (dans les 10 jours).
- ✓ Le stockage numérique est indispensable immuable être (par exemple, mémoire WORM)
- ✓ Tous les relevés bancaires doivent complètement être archivé
- ✓ Accès uniquement pour personnes autorisées
- ✓ Documentation procédurale doit être présent
- ✓ Tout doit être fait lors d'un audit disponible immédiatement être
Obligation de conservation
Nouvelle durée de conservation depuis 2025
Depuis lors 1 janvier 2025 une période de conservation raccourcie s’applique :
Quand commence la période de conservation ?
La période de conservation commence pas le jour de la création, mais seulement avec le Fin de l'année civile.
Exemple :
📅 Relevé de compte créé : 15 mars 2024
🗓️ Début de la date limite : 1 janvier 2025
⏰ Fin du délai : 31 décembre 2032 (8 ans)
Il faut donc conserver le relevé bancaire jusqu’à fin 2032 !
Archivage à l'épreuve des audits
L'archivage à l'épreuve des audits signifie que vos extraits de compte sont conservés de manière à pouvoir résister aux exigences d'un audit.
Une fois enregistrés, les relevés de compte ne peuvent plus être modifiés. Utilisez le stockage WORM (Write Once, Read Many) ou des systèmes d'archives spéciaux.
Seules les personnes autorisées peuvent avoir accès aux extraits de compte archivés. Enregistrez tous les accès.
Les relevés de compte doivent être lisibles et évaluables à tout moment. Des sauvegardes régulières sont obligatoires.
Systèmes d'archives recommandés
- ✓ Archivage cloud : Archivage Lexware, DMS DATEV
- ✓ Systèmes locaux : DocuWare, bureau numérique ELO
- ✓ Solutions hybrides : Combinaison de cloud et local
Meilleures pratiques
- 1. Téléchargez les relevés de compte mensuellement
- 2. Convertir en CSV (avec KontoCSV)
- 3. Importer dans un logiciel de comptabilité
- 4. Archiver de manière sécurisée
- 5. Détruisez les originaux (PDF/papier).
- ✓ Téléchargement automatique des banques (FinAPI, EBICS)
- ✓ Conversion automatique CSV
- ✓ Importation automatique DATEV
- ✓ Archivage automatique
- ✓ Règle du 3-2-1 : 3 copies, 2 supports, 1 externe
- ✓ Sauvegardes quotidiennes
- ✓ Tests de récupération réguliers
- ✓ Stockage crypté
- ✓ Créer une documentation de processus
- ✓ Définir les responsabilités
- ✓ Documenter les processus
- ✓ Mettre à jour régulièrement
Questions fréquemment posées
Non, depuis 2025, la rétention numérique est entièrement conforme à GoBD. Vous n’êtes plus obligé de conserver des extraits de compte papier une fois que vous les avez numérisés de manière irréfutable.
PDF est un format d'image pour les personnes, CSV est un format de données structurées pour les machines. Le CSV peut être importé directement dans un logiciel de comptabilité, contrairement au PDF.
8 ans (depuis le 1er janvier 2025, auparavant 10 ans). Le délai commence à courir à la fin de l’année civile au cours de laquelle l’extrait de compte a été établi.
Oui, vous pouvez numériser d'anciens relevés papier et les enregistrer sous le nom PDF ou CSV. Un archivage à l’épreuve des audits est important.
Les violations peuvent entraîner des amendes, des arriérés d’impôts et, dans le pire des cas, l’annulation de l’ensemble de la comptabilité.
En moyenne environ 30 secondes par côté. Un relevé bancaire de 10 pages est prêt en 5 minutes environ.
Conclusion et recommandation
- ✓ Papier : Obsolète, effort élevé, non recommandé
- ✓ PDF : Mieux que le papier, mais pas d'évaluation machine
- ✓ CSV : Idéal pour une comptabilité moderne, conforme au GoBD, efficace
- ✓ Durée de conservation : 8 ans (depuis 2025)
- ✓ Exigences du GoBD : Immuabilité, exhaustivité, disponibilité
- ✓ Bonnes pratiques : Flux de travail automatisé avec conversion CSV